27. elokuuta 2010
Sähköinen pysyväishaku
Tämä sama kysymys nousee uudelleen esiin sähköisen pysyväissäilytyksen yhteydessä. Miten voimme turvata, että sähköinen asiakirja-aineisto on käytettävissä myös alkuperäisen järjestelmän ulkopuolella? Ei voi olettaa, että järjestelmän toimittaja jatkaa vanhan version ylläpitoa loputtomiin tai vielä vuosikymmentenkin päästä olisi yhteensopivia formaatteja ja
laitteita. Olennainen tieto on siis määritettävä ja tallennettava standardoituun formaattiin.
Sähke2-standardi on juuri sitä varten. Monimutkaisten metatietomallien takana on tarkoitus, joka valtiolla kulkee nimellä SAHA. Asiakirjahallintoa koskee erityisesti sähköinen säilytyspalvelu VAPA, johon pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot voidaan siirtää. Sieltä ne sitten pitäisi löytyä vielä sadankin vuoden päästä. Myös metatiedot pitäisi olla paikallaan ja niihin liittyvät hakutoiminnot olla käytettävissä myös VAPA:n vuoden 2100 versiossa :)
Asiakirjahallinnan tulevaisuutta voi pohdiskella myös Steve Baileyn pilvipalvelu ajatusten valossa (kiitokset vinkistä Pekalle) ja Arkistolaitos esittelee samaa asiaa myös webcast-muodossa.
26. elokuuta 2010
Semanttinen web nykyään
Semanttisen webin sanastotyökalu Poolparty oli mennyt paljonkin eteenpäin.
Tässä muutama video sen ominaisuuksista:
Johdatus työkalun käyttöön
Linked Datan hyödyntäminen
Semanttinen asiasanoitus
Parin vuoden päästä meillä saattaa olla taas jo ihan uudenlaisia mahdollisuuksia, kunhan tekniikat saadaan vakiinnutettua ja tavallisetkin käyttäjät pääsevät testailemaan.
Tai onhan Googleen vähän aika sitten ilmestynyt sivupalkki jo melkein semanttinen moninäkymähaku...
24. elokuuta 2010
Toiminta -> Tieto -> Tietojärjestelmät -> Tekniikka
Juttelin eilen kollegani kanssa erilaisista järjestelmäuudistuksista ja kuinka niitä lähdetään toteuttamaan. Muistin yhden tänä kesänä oppimani yksinkertaisen tiedonhallinnan periaatteen
"Tiedonhallinta edustaa rajapintoja toiminnan sekä tietojärjestelmien ja -tekniikan välille. Tiedonhallinnon suhde varsinaiseen toimintaan sekä tietojärjestelmiin ja -tekniikkaan tulee esille kokonaisarkkitehtuuriajattelun mukaisessa rakenteessa:
Toiminta -> Tieto -> Tietojärjestelmät -> Tekniikka"
Eli suomeksi sanottuna tiedonhallinnan pitäisi lähteä aina toiminnasta, siinä tuotetusta tiedosta, jota käsitellään tietojärjestelmissä, joiden rakentamiseen tarvitaan tekniikkaa
Kaikki tietohallinnon toiminta tulisi siis perustua toiminnasta nouseville tiedon hallintaan liittyville tarpeille. Vasta kun tarve on kartoitettu ja tiedetään, minkälaisesta ongelmasta on kyse, voidaan sitä alkaa ratkaisemaan. Sen jälkeen mietitään, mitä keinoja on käytettävissä, mikä nykymaailmassa johtaa usein kysymään: miten erilaiset tietojärjestelmät voisivat auttaa meitä
Tietojärjestelmät ja tekniikka eivät kuitenkaan itsestään ratkaise ongelmaa, vaan niitä on osattava käyttää tarkoituksenmukaisesti. Tiedonkulun ja viestinnän ongelmia ei ratkaista ostamalla uusi intranet ja työryhmäohjelmisto. Ensin pitäisi olla tarve viestiä uudella ja monipuolisemmalla tavalla. Ymmärtää, miksi sitä pitäisi tehdä ja miten uusi järjestelmä muuttaa tilannetta. Vasta kun on halu käyttää järjestelmää, sinne alkaa ilmestyä sisältöä, sen toimintoja hyödynnetään työnteossa ja se alkaa toimia tarkoituksen mukaisella tavalla.
Liian usein kuitenkin törmää tilanteisiin, joissa on piirteitä tämän kaavan rikkomisesta ja pahimmassa tapauksessa kokonaan ympäri kääntämisestä:
Tällöin kaava kuuluu:
Tekniikka -> Tietojärjestelmät -> Tieto -> Toiminta
Eli suomeksi sanottuna tietohallinto tutkii kaikenlaisia uusia järjestelmiä ja niiden ominaisuuksia yrittäen löytää sieltä tekniikkaa, josta voisi olla iloa työntekijöille. Mitään sen laajempaa kartoitusta ei tehdä organisaation toiminnasta ja työntekoon liittyvästä tiedosta, vaan asennellaan ja otetaan käyttöön vain uutta tekniikkaa, jota ihmisten toivotaan sitten ottavan käyttöön jossain vaiheessa.
Mielestäni tällaisissa asioissa mitataan tietohallinnon pätevyys. Asianmukainen koulutus tuo näkökulmaa asioihin ja estää kaikenlaisten uusien tuulien sotkemasta perusajattelua. Loppujen lopuksi on kyse vain "työnteon tukemista tiedon hallinnan avulla". Laajempi kartoitus ja ymmärrys on aina tarpeen, tukea kun voi antaa niin monella niin monella muullakin tavalla kuin tekniikkaa kehittämällä. Vaikkakin myönnettäköön, että siitä on useassa tapauksessa apua ja iloa aivan ylivoimaisen paljon.
Verkkolevyt kiinni
Mutta ei niille kuolemantuomiotakaan oikein voi langettaa. Jos ei ole parempaa tarjolla, on mentävä niillä mitä on. Enkä tiedä olenko vain huono tietohallinto-ihminen, mutta en itsekään haluaisi luopua niistä. Se helppous, nopeus ja vapaamuotoisuus on vain niin parasta. Luoda uusi dokumentti, heittää joku nimi ja kansio sille ja se on siellä. Ei mitään monivaiheisia luontiprosesseja tai ylivaikeita luokitteluita, vaan pääsee suoraan asiaan.
Asiakirjahallinnon kannalta tilanne on helpompi. On vain valmiita asiakirjoja, joille on paljon helpompi löytää oma paikkansa kuin ensimmäiselle luonnokselle, joka liittyy vähän kaikkeen. Kaikkea ei vaan voi tehdä niin suunnitelmallisesti alusta asti. Tämän eAMS-työni aikanakin lopulliset dokumentit ovat hahmottuneet vasta ihan loppupuolella. Luonnoksia on ollut paljon ja loppuviimein on ollut ihan yhdentekevää, millä hiekkalaatikolla olen niitä kehitellyt. Ja verkkolevy on varmasti ollut se helpoin ja nopein.
Tiedän kyllä, että dokumentinhallintajärjestelmät ovat nykyään kehittyneitä ja sielläkin on lupa leikkiä rauhassa. Mutta voi vain kuvitella, kuinka vaikea tavallisen työntekijän on siirtyä käyttämään järjestelmää, jota tietohallinnon ammattilaisena en mielellään käytäisi itsekään. On ristiriitaista vaatia muilta jotain, mihin ei pysty itsekään. Käskeä toista ja tehdä itse toista.
Ikävä kyllä tältä muutokselta ei voi enää kauaa välttyä.
Vai onnistuisikohan muistitikulle salaa tallentaminen vielä senkin jälkeen...? ;)
20. elokuuta 2010
Metatietojen tarkoitus (osa 2)
Mielestäni varsin suuri osa metatiedoista on sellaisia, jotka lisätään varmuuden vuoksi sen kummemmin miettimättä. Periaatteena on usein: "mitä enemmän sen parempi". Enkä kiistä sitä etteikö niistä voisi olla joskus hyötyä tai sitä ei pitäisi tehdä, mutta mielestäni joskus olisi syytä pysähtyä miettimään metatietoja myös niiden hyödyntämisen näkökulmasta.
Suosikkiesimerkkini tästä aiheesta on asiasanojen käyttö. Asiakirjahallinnossa asiasanoitus on käytännössä sosiaalisen median suosimaa "taggaamista". Virkamiehet eivät paljon asiasanastoista ymmärrä, vaan sanoja käytetään varsin vapaasti eli epäyhdenmukaisesti. En tiedä kuinka monissa organisaatioissa edes huomataan opettaa niiden käyttöä tai nähdään sitä edes tarpeelliseksi. Virkamiehet nyt ainakin ovat vastaan. Hidastaahan se aika tavalla, jos välillä pitää Vesalla (tai organisaation mahdollisella omalla asiasanastolla) vierailla tarkistelemassa.
Ja kuinka suuri asiasanoituksesta saatava hyöty edes on? Jos luokittelukin tuntuu olevan liian vaikeaa, niin eikö asiasanoitus ole jo vähän liikaa vaadittu? Silti kyseinen kenttä löytyy jokaisesta itseään kunnioittavasta asiakirjajärjestelmästä. Sieltä se katsoo syyttävästi käyttäjää, sanoja sisällökseen vaatien.
Viime vuonna kesätyönäni oli yhdenlaisen asiasanaston ja luokituksen laatiminen. Sitä työtä tehdessäni huomasin, kuinka samanalaisia asioita sekä luokitus että asiasanoitus pohjimmiltaan ovat. Luokitus on kaiken pohjana ja määrää niteelle tai asiakirjalle yksiselitteisen paikan hierarkiassa, jonka lisäksi se sijoitetaan kuvailun tarkentamiseksi asiasanojen avulla useisiin muihin luokkiin. Asiasanasto luo siis yhdenlaisen luokitusjärjestelmän, josta voi hakea/selailla asiasanojen luomien luokkien perusteella.
Monissa blogeissa käytetään myös asiasanoituksen kaltaista taggaamista (labels). Ensimmäisessä blogissani sitä tuli kokeilluksi, mutta jo muutaman kirjoituksen jälkeen se alkoi tuntua turhalta. Eivät ne muodostaneet mitään järkeviä kokonaisuuksia tai auttaneet minua millään tavalla. Ja kun niiden tarkoitus ei ole minulle vieläkään selvinnyt, olen jättänyt ne täyttämättä, ihan hyvällä omalla tunnolla.
On harmillista, että metatietoja täytetään turhaan tai huolimattomasti vain koska ei ymmärretä niiden merkitystä. Jos niitä osattaisiin käyttää monipuolisemmin, myös itse kuvaileminen sujuisi sujuvammin. Nykyään tietysti päästään varsin hyviin tuloksiin pelkillä koneen keräämillä ja taitavasti hyödyntämillä (hakukoneet ja lajittelu), mutta asiasanoitus ja luokitus ovat edelleen korvaamattomia taitoja. Niitä kone ei tule koskaan osaamaan yhtä hyvin. Inhimillinen kuvailu on ainoa keino muodostaa suhteita ja kokonaisuuksia asiasisällön perusteella. Tekniikka on hyvä tuki, mutta kaikkiin metatietoihin ei sekään pysty.
12. elokuuta 2010
Asiakirjahallinnon inhimillisyys (osa 2)
Yksi eAMS-vision ihanteista olisi kuvaus asiakirjoja tuottavista toimintoprosesseista. Kuvausten avulla saataisiin tallennettua tiedot prosessin kulusta ja sen eri vaiheissa tuotetuista asiakirjoista. Prosessi on kuvattu etukäteen ja sen yhteyteen on määritelty eri asiakirjoista kerättävät ja niille annettavat (oletus)metatiedot. Eli ihannetapauksessa voisi prosessia ihailla jälkeenpäin vaihe vaiheelta ja samalla selailla sen tuloksena syntyneitä asiakirjoja.
Valitettavasti käytäntö on monesti suunnitelmia ihmeellisempää. En vain usko, että monestakaan prosessikuvauksesta saataisiin niin yleispäteviä, että ne oikeasti toteutuisivat aina saman kaavan mukaan. Työnteko ei vaan ole niin suoraviivaista ja yksiselitteistä kuin konsultit ehkä toivoisivat. Ja mitä tehdään silloin, kun kaava ei toimi ja joudutaan poikkeamaan suunnitellusta?
Lisätäänkö väliin uusi toiminto ja keksitään itse suunnittelematta jääneet metatiedot?
Kollegani esimerkki "sotkun selvittämis prosessista" on mielestäni hyvin osuva. eAMSiin pitäisi määritellä erikseen liitettävä toiminto kaikelle ennalta arvaamattomalle. "Inhimillinen erehdys", "hukkunut asiakirja" tai "unohdus". Jokerikortti, johon voisi merkitä kaikki "yllätyksestä" seuranneet tapahtumat ja niiden yhteydessä tuotetut asiakirjat ylös. Vai olisiko parempi vain kaunistella totuutta ja jättää moiset koukerot merkitsemättä? Sijoittaisi välttämättömät asiakirjat vain jonnekin sinne ja jättäisi häpeissään loput pois.
Tämä ongelma ei koske pelkästään meidän alaa, vaan kaikkea missä olisi joskus tarpeellista oikoa vähän asioiden helpottamiseksi. Työtunteja on helppo raportoida projektisuunnitelman mukaisesti, vaikka totuus olisi jotain aivan toista. Luentopäiväkirjaan voi keksiä hieman lisää kuukausia sitten ajateltuja ajatuksia. Ihan vain ylimääräisten vaikeuksien välttämiseksi. Eihän kenelläkään ole kuitenkaan mahdollisuutta tarkistaa, miten asiat oikeasti ovat.
Oikeastihan meidän pitäisi olla vain "koneita", jotka tallentavat tapahtumia mahdollisimman tarkasti juuri niin kuin ne tapahtuivat. Mutta olemme ihmisiä ja työmme vaatii inhimillistä ajattelua. Ja loppujen lopuksi on hyvin suhteellista, mikä on "riittävän tarkasti" tai "asianmukaisella tavalla". Kyllähän me kaikki tiedämme, ettei se elämän todellisuuden hyväksyminen helppoa ole. Aina on niin puutteellista, aina voisi olla paremmin. Sen kanssa on nyt vain ihmisenä elettävä.
10. elokuuta 2010
Metatietojen tarkoitus
Ihminen kerää metatiedot asiakirjasta huomaamattaan. Vaikka tarvittava kuitti tai lasku olisi kotona kuinka hukassa, jossain sen muistaa nähneensä ja joistain paikoista sitä lähtee vaistomaisesti etsimään. Miten osaamme tehdä sen? Mistä tiedämme etsiä sitä joistain tietyistä paikoista?
Sama on asiakirjojen kanssa. Asiakirjan laatija tietää asiakirjastaan paljon, kirjaamossa paperia hypistellyt kirjaaja muistaa mahdollisesti koska ja mihin luokkaan se on kirjattu, asiakirjoilla on omat paikkansa hyllyissä ja kansioissa ja paperin on aina siellä mihin se on laitettu. Aina on muistikuvia, oletuksia, rutiineita ja tapoja, joiden avulla asiakirja lopulta saadaan haettua esiin.
Tietokoneiden maailmassa asiat ovat aivan toisin. Järjestelmässä metatiedot eivät kerry itsestään. Tietokone ei kerää yhtäkään tietoa huvin vuoksi ja omin päin, vaan sille on väännettävä kaikki siitä kuuluisasta rautalangasta. Jokainen itsestäänselvyyskin on opetettava, sillä kone ei myöskään osaa soveltaa tai luoda mitään uutta. Korkeintaan laskea ja yhdistää ennaltamäärätyllä tavalla.
Totta kai myös kovalevyillä ja järjestelmissä on "paikkoja". Käyttäjä muistaa, mitä toimintoja on tehnyt asiakirjan kanssa järjestelmässä ja järjestelmä tarjoaa monia eri tapoja etsiä tietoja ja "penkoa paikkoja", mutta mitään konkreettista ei ole. On vain tietokone ja järjestelmä. Ja jos haluttua tietoa ei saada näkyviin näytölle tai tulostettua paperille, sitä ei ole tasan missään muuallakaan. Että järjestelmän olisi ihan syytä toimia sitten.
Hieman minuakin arveluttaa. Jättää nyt kaikki koneen hoidettavaksi ja koko aineisto hänen vastuulleen. Eikä sekään, jos ne asiakirjat voisi tonkia käsin sitten jostain kovalevyn kansiorakenteesta omalta tehtäväluokituksen mukaiselta paikaltaan. Tietäisi, että sieltä ainakin saisi ja se ainakin toimii. Mutta epäilenpä ettei moiseen hätävarjelunliioitteluun tai vanhanaikaisiin ratkaisuihin uusissa hienoissa järjestelmissä sorruta.
Mutta sitten olisi kyllä uuden hienon järjestelmän oikeasti syytä toimia.
5. elokuuta 2010
Asiakirjahallinnon inhimillisyys
”[Tulevaisuudessa] käyttäjien (esim. asiakirjan laatijan tai vastaanottajan) vastuulla ei ole tehdä päätöksiä tai tulkintoja valittavista metatietoarvoista”
Tämä herätti minussa paljon epäilystä ja olen jopa vastaan tällaista ajattelua. On erittäin hyvä, että eAMSin ja sähköisen asiakirjahallinnon myötä saadaan paljon automaattisesti tallennettavaa metadataa, mutta kokonaan valinnoista ja tulkinnoista eroon pääseminen on mielestäni huono päämäärä.
Niin houkuttelevaltakin kuin itsestään täydentyvät metatiedot kuulostavatkin, ei tilannekohtaisesta tulkinnasta päästä eroon noin vain. Tietokoneet ja hienot suunnitelmat auttavat monella tavalla, mutta tilannetajua niillä ei ole. Ja tuskinpa Semanttisen Webin myötäkään siihen kummoista muutosta tule.
eAMS on suunnitelma, joka antaa suuntaviivat asiakirjan metatiedoille ja sen käsittelylle. Valitettavasti kaikkea ei voi suunnitella ja nähdä etukäteen. Kaikki tilanteet eivät taivu ennalta valettuun muottiin eikä kaikille asiakirjoille löydy omaa kohtaa arkistonmuodostussuunnitelmasta. Usein on tarpeen osata soveltaa hieman sääntöjä saadakseen asiakirja oikeaan yhteyteen. Vielä tulevaisuudessakin on asiakirjojen kanssa työskentelevän ymmärrettävä, mistä asiakirjahallinnossa on kyse. Tuntea periaatteet, taustaa ja tarkoitusta. Pelkkä järjestelmän käyttö ei riitä.
Täysin itsellään pyörivä asiakirjajärjestelmä on myös jonkinlainen kauhuskenaario. Siinä tasaisin väliajoin salaiset asiakirjat määrittyvät julkisiksi ja pysyvästi säilytettävät tuhoutuvat itsellään. Ja voi vain kuvitella kuinka yhdentekevää onkaan sisältö, joka ei inhimillistä käsittelyä kaipaa. Jos ei ketään kiinnosta, miten aineistoa käsitellään, en usko että sen säilyttäminenkään on niin tärkeää.
3. elokuuta 2010
Pienen ihmisen asialla
Luonnollisena jatkona tälle ajatukselle olisi filosofinen pohdinta "oikean työn" olemuksesta ja kaiken työn perimmäisestä tarkoituksettomuudesta, mutta sen sijaan haluaisin suunnata katseen asiakkaisiimme, organisaation työntekijöihin. He ovat niitä, joiden työntekoa meidän on määrä tukea ja joiden työn (rahallisesta) tuotosta mekin osamme saamme. Minun tapauksessani he ovat yhteiskunnallisesti tärkeitä lausuntoja ja päätöksiä tekeviä virkamiehiä, mutta ihan yhtä hyvin he voisivat olla myyntimiehiä tai rakennuttajia.
Yksi merkittävä syy, miksi pidän tästä alasta, on ihmisten auttaminen. Kouluttaudun auttamaan ja tukemaan ihmisiä heidän työn teossaan. Hallitsen arvokkaita periaatteita, osaan suunnitella järjestelmiä ja opettaa työntekijöille käytäntöjä, joiden avulla on mahdollista vähentää ylimääräistä säätämistä ja keskittyä varsinaisen työn tekoon. Tai se tässä käsittääkseni on ideana. Ja kuten tiedätte, palkaksi saa aina kukkia ja kiitosta.
Ikävä kyllä tämä ajatus häviää helposti loputtoman pitkiin projekteihin, arjen rutiinikaaokseen ja vain ongelmina ilmentyviin tarpeisiin. Harva kaipaa tai tulee kiitelleeksi, kun kaikki toimii ja hieno uusi järjestelmä on saatu lopulta käyttöön ja uudet toiminnot ovat käytössä. Joskus tuntuu, että olemme vain jatkuvasti pettävä osa-alue, joka liitetään aina vain ongelmiin ja toimimattomuuteen. Silloin on tärkeä edes itse muistaa ja huomata, kuinka tärkeää on että on joku joka ratkaisee nämä ongelmat ja kehittää uusia ratkaisuja niiden välttämiseksi tulevaisuudessa.
Jopa eAMSin kaltaisessa "ikuisuusprojektissa" olisi hyvä muistaa, että perimmäinen syy uudistuksen tekemiseen on ihmisten auttaminen eikä määritysten täyttäminen tai strategian toteuttaminen. Ja vaikka ihmisten kiitollisuus hävinnee monien vastoinkäymisten myötä, lopulta heidän etujaan me tässä ajamme. Vai mikä tarkoitus on uudistuksella, joka pohjimmiltaan vain vaikeuttaa työntekoa tai ratkaisulla, joka ratkaisee ongelman, jota ei edes ole?
Ei kiusattaisi, vaan autettaisi.
Ja sanottaisiin jyrkkä "Ei!" uudistuksille, joille ei ole työntekijöiden mielestä edes tarvetta.