Tällä viikolla olen päässyt tekemisiin oikean arkiston ja oikean (paperi)aineiston kanssa. Se on erilaista. 300 hyllymetrin kokoisen aineiston liikuttelu, lajittelu, kuvailu ja siitä hakeminen ei ole pelkkää toimistossa näpyttelyä, puhumattakaan niistä isommista.
Tässä vähän aika sitten totesin, ettei ehkä kukaan halua oikeasti tietää mihin työntekijöiden tunnit menevät ja kuinka suuri osa työstä on pelkkiä tukitoimenpiteitä ja suunnittelmia. Nyt sama ajatus tuli arkistoista. Kukaan ei ehkä oikeasti halua tietää, kuinka suuri osa arkiston aineistoista on sarjojen ulkopuolista, heikosti luetteloitua, vaikeasti selailtavaa ja osittain täysin tuntematonta "epämääräistä aineistoa".
Ihan hyvin, ja ehkä paremminkin, tunnumme pärjäävän ilman tuota tietoa. Ei siis lisättäisi suotta tuskaa.
Kun nykyiset arkistonhoitajat eläköityvät ja uusi sukupolvi saa vastuulleen nämä aineistomassat ja sähköinen pysyvyäissäilytys valtaa alaa, herää monia kysymyksiä näiden aineistojen käytöstä.
- Riittääkö työn jatkajilla oikeasti mielenkiintoa tutustua "omaan" aineistoonsa ja innostua tarjoamaan löytämiään aarteita myös muiden käyttöön?
Vai tuhotaanko kaikki selkeiden sarjojen ulkopuolinen aineisto ja samalla menetetään ehkä historian tarinoiden kertomisen kannalta se elävin ja mielenkiintoisin aineisto?
- Jääkö aineisto arkistoon vain odottamaan aika ajoin tapahtuvaa seulontaa tai satunnaisen tutkijan vierailua?
- Toivooko arkistonhoitaja ennemmin, että joku pyytäisi hakemaan aineistosta ja osoittaisi näin mielenkiintoa hänen aineistoaan kohtaan, vai että hän saisi rauhassa keskittyä muiden töiden tekemiseen, eikä kukaan edes muistaisi paperiarkiston olemassaoloa?
- Pyritäänkö mahdollisimman suuri osa aineistosta siirtämään päätearkistoihin ja sitä kautta päästä eroon organisaation omasta arkistosta?
Enhän minä näistä asioista sinänsä mitään tiedä enkä alaa tunne, mutta kunhan ihmettelen. Näin "ulkopuolisen" silmin moni asia vaan epäilyttää ja monilla "vielä ulkopuolisemmilla" näitä kysymyksiä riittää vieläkin enemmän!
Erityisesti "uuden sukupolven" vastaukset ja mielipiteet kiinnostaisivat minua kovasti.
15. heinäkuuta 2010
8. heinäkuuta 2010
Apua nykyisestä AMSista?
Jos jotain apuvälineitä voisi kuvitella eAMSin tekemiseen, ensimmäisenä mieleen tulee se "nykyinen AMS". Olen tulostanut meiltä pari pääryhmää ihan kokeeksi ja vähän kartoittanut, mitä niistä löytyy ja miten niitä voisi hyödyntää uuden eAMSin teossa. En tunne niin hyvin talon tapahtumia, että osaisin arvioida nykyisen AMSin paikkansapitävyyttä, mutta paljon siellä on asiaa ja valmiiksi mietittyjä juttuja.
Tarkoituksenani oli yksinkertaisesti selvittää, kannattaako / onko mahdollista kääntää nykyinen AMS suoraan eAMSiksi vai kannattaisiko aloittaa ihan puhtaalta pöydältä ja käyttää sitä vain tukena ja vertailukohtana. Tämä on yksi niitä kysymyksiä, joihin en ole saanut selkeää vastausta.
Toisaalta AMS voisi kääntyä eAMSiksi aika kivuttomastikin. Asiakirjojen / tehtäväluokkien ympärille on suhteellisen helppo hahmotella toiminnot, yhden tai kaksi käsittelyvaihetta ja vain sijoittaa asiakirjat ja niiden jo olemassaolevat metatiedot uuteen pohjaan. Mallit "vireilletulo - käsittely - päätös - tiedoksianto" ja "saapunut lausuntopyyntö - lausunnon laadinta - valmis lausunto" toimisivat monessa kohtaa mielestäni aivan kelvollisesti. Muutaman tällaisen mallin laatimalla, koko AMSin läpikäymisellä ja uuteen pohjaan kirjaamalla saisi varsin mekaanisella työllä varsin kelvollisen pohjan eAMSille. Sitä sitten vain tarkistettaisiin ja täydennettäisiin nykyisiä toimintoja vastaavaksi.
Jotenkin vain tuntuu, että tällainen "konvertointi-menetelmä" ei täytä ihan kaikkia eAMS-työlle asetettuja toiveita ja vaatimuksia. Muun muassa edellisissä kirjoituksissa visioimani oman työn seuranta ja raportointi jäisivät toteutumatta. Juuri mikään ei muutu, jos palikkaprosessit nähdään vain hieman uutena tapana luokitella asiakirjoja. Lupa sähköiseen pysyväissäilytykseen ehkä saataisiin, mutta eikö tarjolla olisi jotain parempaakin.
Vaihtoehtona näkisin organisaation prosessityöhön pohjautuvan, menneisyydestä irroittautuneelta tuntuvan eAMSin. Kun kerran prosessiajattelua työnnetään muualtakin, niin sitä voitaisiin hyödyntää enemmän myös asiakirjahallinnossa. Kun työntekijät oppivat ensin raportoimaan työaikansa prosessien perusteella, seuraava luonteva askel olisi työnsä raportoiminen prosessissa tuotettuina asiakirjoina. Mutta tällöin ei saisi enää tulla mieleen vanha arkistointi ja asiakirjojen luokittelu -rutiini, vaan että tämä olisi nyt jotain uutta ja hienompaa.
Tämä vaatisi kokonaan uuden prosesseihin pohjautuvan toimintojen luokituksen (vrt. tehtäväluokitus) ja niissä luotavien dokumenttien kartoittamisen. Niitä sitten tallennettaisiin prosessin alle niin paljon kuin suinkin ja lopulta valittaisiin säilyttämisen arvoiset otokset arkistoitavaksi, todisteeksi toiminnasta. Työ on suuri, mutta oikeastaan vanhaan AMSiin tukeutumisesta on vain haittaa. Tarkistella ja vertailla voi ja tietoja kopioida, mutta systemaattinen läpikäyminen pitänee unohtaa, jotta uudesta tuotoksesta tulisi mahdollisimman ehjä, toimiva ja työntekoa tukeva kokonaisuus.
Näitä kahta vaihtoehtoa olen tässä punninnut. Jälkimmäinen houkuttelisi hienoudessaan, mutta epäilyttää toteutuksena ja työmääränä. Oikeastaan järkevimmäksi olen todennut odottamisen. Organisaation prosessityö on kesken, eAMS vaatimukset ovat epäselvät, järjestelmää ei olla nähty toiminnassa, käyttöönotolla ei tuntuisi olevan kiirettä...
...joten katsotaan sitä sitten vähän syksymmällä.
Tarkoituksenani oli yksinkertaisesti selvittää, kannattaako / onko mahdollista kääntää nykyinen AMS suoraan eAMSiksi vai kannattaisiko aloittaa ihan puhtaalta pöydältä ja käyttää sitä vain tukena ja vertailukohtana. Tämä on yksi niitä kysymyksiä, joihin en ole saanut selkeää vastausta.
Toisaalta AMS voisi kääntyä eAMSiksi aika kivuttomastikin. Asiakirjojen / tehtäväluokkien ympärille on suhteellisen helppo hahmotella toiminnot, yhden tai kaksi käsittelyvaihetta ja vain sijoittaa asiakirjat ja niiden jo olemassaolevat metatiedot uuteen pohjaan. Mallit "vireilletulo - käsittely - päätös - tiedoksianto" ja "saapunut lausuntopyyntö - lausunnon laadinta - valmis lausunto" toimisivat monessa kohtaa mielestäni aivan kelvollisesti. Muutaman tällaisen mallin laatimalla, koko AMSin läpikäymisellä ja uuteen pohjaan kirjaamalla saisi varsin mekaanisella työllä varsin kelvollisen pohjan eAMSille. Sitä sitten vain tarkistettaisiin ja täydennettäisiin nykyisiä toimintoja vastaavaksi.
Jotenkin vain tuntuu, että tällainen "konvertointi-menetelmä" ei täytä ihan kaikkia eAMS-työlle asetettuja toiveita ja vaatimuksia. Muun muassa edellisissä kirjoituksissa visioimani oman työn seuranta ja raportointi jäisivät toteutumatta. Juuri mikään ei muutu, jos palikkaprosessit nähdään vain hieman uutena tapana luokitella asiakirjoja. Lupa sähköiseen pysyväissäilytykseen ehkä saataisiin, mutta eikö tarjolla olisi jotain parempaakin.
Vaihtoehtona näkisin organisaation prosessityöhön pohjautuvan, menneisyydestä irroittautuneelta tuntuvan eAMSin. Kun kerran prosessiajattelua työnnetään muualtakin, niin sitä voitaisiin hyödyntää enemmän myös asiakirjahallinnossa. Kun työntekijät oppivat ensin raportoimaan työaikansa prosessien perusteella, seuraava luonteva askel olisi työnsä raportoiminen prosessissa tuotettuina asiakirjoina. Mutta tällöin ei saisi enää tulla mieleen vanha arkistointi ja asiakirjojen luokittelu -rutiini, vaan että tämä olisi nyt jotain uutta ja hienompaa.
Tämä vaatisi kokonaan uuden prosesseihin pohjautuvan toimintojen luokituksen (vrt. tehtäväluokitus) ja niissä luotavien dokumenttien kartoittamisen. Niitä sitten tallennettaisiin prosessin alle niin paljon kuin suinkin ja lopulta valittaisiin säilyttämisen arvoiset otokset arkistoitavaksi, todisteeksi toiminnasta. Työ on suuri, mutta oikeastaan vanhaan AMSiin tukeutumisesta on vain haittaa. Tarkistella ja vertailla voi ja tietoja kopioida, mutta systemaattinen läpikäyminen pitänee unohtaa, jotta uudesta tuotoksesta tulisi mahdollisimman ehjä, toimiva ja työntekoa tukeva kokonaisuus.
Näitä kahta vaihtoehtoa olen tässä punninnut. Jälkimmäinen houkuttelisi hienoudessaan, mutta epäilyttää toteutuksena ja työmääränä. Oikeastaan järkevimmäksi olen todennut odottamisen. Organisaation prosessityö on kesken, eAMS vaatimukset ovat epäselvät, järjestelmää ei olla nähty toiminnassa, käyttöönotolla ei tuntuisi olevan kiirettä...
...joten katsotaan sitä sitten vähän syksymmällä.
1. heinäkuuta 2010
"Katso arkistotäti, minä osaan!"
Organisaation tuottamien asiakirjojen selvittäminen ja niiden pohjalta AMS:in tekeminen on valtava työ. On jalkauduttava keskustelemaan ensin kirjaamon työntekijöiden kanssa ja sitten varsinaisten asiakirjojen laatijoiden pariin. Hallittava kokonaisuus on valtava ja tieto on kerättävä pienistä palasista. Harvoin edes johtajilla on kovin tarkkaa käsitystä, mitä talossa tarkalleen tapahtuu. Jos on jo vaikeuksia tietää ja kuvata tarkalleen, mitä itse tekee, miten sitä voisi tietää muiden tekemisistä. Ehkä on selvillä minkälaisia asioita kukakin hoitelee, mutta usein on epäselvää mitä hän käytännössä tekee, mitä merkitystä työllä on organisaatiolle ja mitä jälkiä tehdystä työstä jää.
AMS:ia luotaessa on otettava selvää kaikesta tästä. Jotta saisi tietää, mitä asiakirjoja syntyy, on osattava kysyä ihmisiltä oikeat kysymykset. Siihen tarvitaan ymmärrystä kokonaisuudesta ja nyt erityisesti eAMSia laadittaessa, tehtävistä ja toimenpiteistä, joissa ne syntyvät. Joskus tuntuu, että nykyään tieto- ja asiakirjahallinnolla voisi olla jopa parempi käsitys organisaation toiminnasta kuin johdolla. Ainakin toiminnan yksityiskohdista. Ja ehkä tulevaisuudessa asiakirjahallintoa voisi hyödyntää enemmän siinäkin.
Tieto- ja asiakirjahallinnon etuna johtoon nähden on se, että meillä on maanläheisempi suhde työntekijöihin. Me autamme (palvelemme) työntekijöitä tekemään työtään sujuvammin ja tarkoituksenamme on tukea sitä parhaan kykymme mukaan. Epäkohdat tulevat tietoon suoraan "asiakkailta" eikä kiilloteltujen raporttien tai yhteenvetojen kautta. Tätä suhdetta tulisi vaalia ja saada työntekijät tuntemaan, että olemme heidän puolellaan ja auttamassa heitä, eikä vain puuhailemassa omiamme tai suorittamassa rutiineitamme ja toteuttamassa johdon päätöksiä. Samalla tavoin suhteet johtoon päin voisivat olla hyödyllisiä. Niin että siellä nähtäisiin meidän potentiaali ja tärkeys talon käytännön toiminnan kuvaamisessa ja jopa arvioinnissa. Ehkä meillä olisi jotain annettavaa siihenkin suuntaan ja meitä kannattaisi kuunnella.
Yksi parhaista palveluista, mitä tieto- ja asiakirjahallinnolla voisi olla tarjota, olisi kiinnostus työntekijöiden omaan rooliin ja työn tekemiseen. Kuten viimeksi kirjoitin, oman työn tulosten tiedostamisen tarve on kasvamassa. Työn tulosten esiin tuominen palvelisi sekä työntekijöitä, että johtoa. Johto haluaa nähdä, mitä ihmiset tekevät ja ihmiset haluavat tuntea itsensä tärkeiksi organisaatiolle. Niin sanotusti win-win.
Tästä kiinnostuksesta parhaana esimerkkinä pidän sitä, kuinka iloisen innostuneita ihmiset saattavat olla kertomaan omasta työstään. Kunhan asian tarkoitus on hyvin alustettu ja kysymykset osuvat kohdalleen, AMS:in tekoon liittyvä haastattelutyö on erittäin positiivinen kokemus. Kerrankin joku on kiinnostunut, mitä minä teen työkseni, kirjaa ylös kuinka tärkeää minun työni on organisaatiolle ja mitä kaikkea minä osaan tehdä! Siinä ohimennen kun tulee vielä maininneeksi mitä "papereita" näihin tärkeisiin tehtäviin liittyy, AMSia rakentava arkistontätikin vapautuu vienosti vähän hymyämään. ^_^
Iloista arkistopuuhastelua teille kaikille,
- Jouni
AMS:ia luotaessa on otettava selvää kaikesta tästä. Jotta saisi tietää, mitä asiakirjoja syntyy, on osattava kysyä ihmisiltä oikeat kysymykset. Siihen tarvitaan ymmärrystä kokonaisuudesta ja nyt erityisesti eAMSia laadittaessa, tehtävistä ja toimenpiteistä, joissa ne syntyvät. Joskus tuntuu, että nykyään tieto- ja asiakirjahallinnolla voisi olla jopa parempi käsitys organisaation toiminnasta kuin johdolla. Ainakin toiminnan yksityiskohdista. Ja ehkä tulevaisuudessa asiakirjahallintoa voisi hyödyntää enemmän siinäkin.
Tieto- ja asiakirjahallinnon etuna johtoon nähden on se, että meillä on maanläheisempi suhde työntekijöihin. Me autamme (palvelemme) työntekijöitä tekemään työtään sujuvammin ja tarkoituksenamme on tukea sitä parhaan kykymme mukaan. Epäkohdat tulevat tietoon suoraan "asiakkailta" eikä kiilloteltujen raporttien tai yhteenvetojen kautta. Tätä suhdetta tulisi vaalia ja saada työntekijät tuntemaan, että olemme heidän puolellaan ja auttamassa heitä, eikä vain puuhailemassa omiamme tai suorittamassa rutiineitamme ja toteuttamassa johdon päätöksiä. Samalla tavoin suhteet johtoon päin voisivat olla hyödyllisiä. Niin että siellä nähtäisiin meidän potentiaali ja tärkeys talon käytännön toiminnan kuvaamisessa ja jopa arvioinnissa. Ehkä meillä olisi jotain annettavaa siihenkin suuntaan ja meitä kannattaisi kuunnella.
Yksi parhaista palveluista, mitä tieto- ja asiakirjahallinnolla voisi olla tarjota, olisi kiinnostus työntekijöiden omaan rooliin ja työn tekemiseen. Kuten viimeksi kirjoitin, oman työn tulosten tiedostamisen tarve on kasvamassa. Työn tulosten esiin tuominen palvelisi sekä työntekijöitä, että johtoa. Johto haluaa nähdä, mitä ihmiset tekevät ja ihmiset haluavat tuntea itsensä tärkeiksi organisaatiolle. Niin sanotusti win-win.
Tästä kiinnostuksesta parhaana esimerkkinä pidän sitä, kuinka iloisen innostuneita ihmiset saattavat olla kertomaan omasta työstään. Kunhan asian tarkoitus on hyvin alustettu ja kysymykset osuvat kohdalleen, AMS:in tekoon liittyvä haastattelutyö on erittäin positiivinen kokemus. Kerrankin joku on kiinnostunut, mitä minä teen työkseni, kirjaa ylös kuinka tärkeää minun työni on organisaatiolle ja mitä kaikkea minä osaan tehdä! Siinä ohimennen kun tulee vielä maininneeksi mitä "papereita" näihin tärkeisiin tehtäviin liittyy, AMSia rakentava arkistontätikin vapautuu vienosti vähän hymyämään. ^_^
Iloista arkistopuuhastelua teille kaikille,
- Jouni
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)