Tällä viikolla työni on saanut aivan uusia ulottuvuuksia. Pieneksi lisähommaksi ajateltu tilastojen tekeminen ei ollutkaan mikään erillinen juttu, vaan toi paljon lisää myös muille työni osa-alueille. Alkuperäinen toivomus oli, että tekisin tilastot ottaen huomioon myös hallinnon tarpeita. Heillä ajatuksena oli, että asiakirjoja voisi käyttää jopa työn tuottavuuden mittareina. Kieltämättä tuli mieleen, että "taitaa olla näitä johtajien puheita taas..." mutta idea ei ollut ainakaan ajatuksen tasolla yhtään hassumpi. Ja mikäs siinä, kun on aikaa tutkia tätä eAMS-työtä myös hieman siltä kantilta.
Perusideana oli siis tilastoida hieman laadullisestikin kuinka paljon ja mitä asiakirjoja eri yksiköt tuottavat, muodostaa eri asiakirjoille eri painotuskertoimia, yhdistää ne työajanseurantaan ja sitä kautta saada jonkinlainen käsitys tehdystä työstä. Käytännön toteutuksena ja tavoitteenahan tällainen on (varsinkin harjoittelijalle annettuna) aivan utopiaa, mutta ideana ihan järkeen käypä. Jonkinlaisen raportin tai yhteenvedon laatimisen toivossa aloin tutkia asiaa ja jollain tavalla jopa innostuin tästä näkökulmasta.
Yksi merkittävimmistä huomioista oli asiakirjan rooli todisteena tehdystä työstä. Ihan työntekijänkin näkökulmasta tällainen ajattelu voisi olla mielekäs. Jos työtään voisi ajatella loputtoman kaaoksen hallinnan sijaan aikaansaannoksina, työnteko saattaisi olla mielekkäämpää. Vielä kun aikaansaannoksen saisi kytkettyä johonkin suurempaan kokonaisuuteen ja nähdä helposti oma roolinsa organisaation toiminnassa. Nykyään asiakirjat nähdään vain niinä pakollisina sepustuksina, joita jaetaan kiireesti niitä vaativille. Koskaan ei saa itse nähdä, kuinka paljon niitä oikeasti on saanut aikaiseksi. Päälimmäisenä on vain mielessä, että kun sitäkin ja sitäkin pitäisi vielä tehdä. Joku näkyvä raportti omista aikaansaannoksista, voisi lämmittää yksittäisen työntekijänkin "vuosikvartaalia". Harvoin sitä niin selkeä kuva on, mitä sitä on tullut tehtyä.
Toinen puoli asiasta on tietysti tehostaminen ja tulostavoitteet. Moni ajattelee, varsin perustellusti, että kyse on vain viimeisenkin kahvitauon, oman rauhan ja vapauden riistosta. Sinänsä työnteon raportoinnilla ja johdon tekemillä suunnitelmilla ja linjauksilla ei pitäisi juurikaan olla tekemistä toistensa kanssa. Työntekijöiden pitäisi saada tehdä työtään ja johtajien priorisoida, ohjata ja suunnitella sen työn tekemistä. Valitettavasti olen kuullut ikäviä esimerkkejä työn raportoinnista ei todellisuutta, vaan toimintasuunnitelmaa mallina käyttäen. Tällöin yritetään mielistelyn keinoin olla jotain parempaa, mitä oikeasti ollaan, eikä siitä yleensä ole seurannut mitään hyvää.
eAMSin vision mukainen asiakirjahallinta voisi parhaimmillaan kytkeytyä saumattomasti tähän systeemiin. Silloin se toisaalta tukisi työn organisointia ja seurantaa, ja toisaalta saisi itse tukea samalla logiikalla toimivalta systeemiltä. Asiakirjahallinnasta voisi tulla huomaamaton rutiini muun työn oheen, jolloin myös sen laatu ja merkitys nousisi aivan toiselle tasolle. Mistään ei kuitenkaan ole mitään takeita ja matkalla voi olla ylitsepääsemättömiä esteitä, mutta minä haluan unelmoida kymmenen vuoden päästä työskenteleväni sellaisten järjestelmien parissa.
Toistaiseksi tyydyn vain toivomaan kovasti, että se kuuluisa "muutosjohtaminen" vihdoin toimisi jottei prosesseista ja toimintokoodeista tulisi niitä kuuluisia "kirosanoja" ja toivottomiksi hörhötyksiksi tuomittuja menetelmiä. Minusta kun idea on hyvä, vaikkakin toteutus näyttää todella haastavalta.
29. kesäkuuta 2010
23. kesäkuuta 2010
Tietotyö
Tämän aamun olen käyttänyt lukemiseen. Luin vaatimusmäärittelyä, erilaisia suunnitelmia, dokumentointeja ja it-hankkeita koskevia artikkeleita ja uutisia. Nyt olen taas päivittänyt tietoni ja tiedän paljon enemmän meneillään olevista hankkeista, niiden etenemisestä, haasteista, visioista ja vastoinkäymisistä. Myös OtaKantaa.fi:n sisältö kansalaiskeskusteluineen oli antoisaa luettavaa. Siellä oli myös paljon asiaa Asiointitili-hankkeesta.
Tämänlainen lukeminen on mielestäni erottamaton osa tietotyötä. Tietotyötä (tai asiantuntijatyötä) ei mielestäni voi mitata suoritettujen asioiden määrällä, vaan sillä kuinka hyvin tuntee oman alansa ja kuinka hyvin oma käsitys riittää erilaisten päätösten ja linjavetojen tekemiseen. Minusta paljon tärkeämpää on tehdä asioita johdonmukaisesti ja hallitusti annettuja tavoitteita kohden kuin koko ajan olla huiskimassa ympäriinsä. Kyllä kaikki osaa jotain tehdä jotenkin, mutta kuinka vaikeaa onkaan hallita jatkuvasti monimutkaistuvia kokonaisuuksia. Kuinka pitää koko ajan teoria ja käytäntö, suunnitelma ja toteutus yhdessä? Suurimmat ongelmat syntyvät näiden ajelehtiessa kaukana toisistaan...
***
Yksi tietotyön tyypillisimmistä tilanteista on se, kun ei tiedä mitä pitäisi tehdä. Tietää tavallaan, mitä pitäisi saada aikaiseksi ja mistä kaikesta pitäisi ottaa selvää, mutta tilanne on niin hämmentävä ettei osaa aloittaa mistään. Kiusallista ja ahdistavaa.
Minulla on usein eAMSin kanssa tällainen olo. Tuntuu, että ei saa aikaiseksi kuin lisää kysymyksiä. "Mistä minä voin tästä tietää mitään...onko tämä nyt riittävä...miten nämä kaikki pakolliset kentät muka ikinä saa täytettyä...?" Olenkin alkanut kirjoittaa näitä kaikkia kysymyksiä ylös ja yrittää vastata niihin ensin itse ja sitten miettiä ihmisiä tai lähteitä, jotka voisivat auttaa. Sillä tavalla olen saanut hämmennystä hieman konkretisoitua ja nähnyt paremmin, miten asiassa voisi seuraavaksi edetä.
Hyvän käsityksen ja asioiden hallinnan ylläpito vaatii paljon "tuottamatonta" työtä. Välimatkan ottaminen, uuden näkökulman saaminen ja hieman oman työn ulkopuolisen maailman tutkiskelu saattavat pitkässä juoksussa tehdä kummia. Mielestäni tietotyössä ei pidäkään saada joka päivä jotain konkreettista aikaan. Joskus pelkkä omien ajatusten selkiyttäminen, kokonaisuuden hahmottelu ja oman tehdyn työn heijastelu (=reflektointi) voi saada aikaan uuden oivalluksen ja sitä kautta tuntuvan harppauksen.
Idealismia ja naiivia nuoruuden intoa tai ei, mutta tältä minusta tuntuu ja halusin jakaa sen teidän kanssanne.
Tämänlainen lukeminen on mielestäni erottamaton osa tietotyötä. Tietotyötä (tai asiantuntijatyötä) ei mielestäni voi mitata suoritettujen asioiden määrällä, vaan sillä kuinka hyvin tuntee oman alansa ja kuinka hyvin oma käsitys riittää erilaisten päätösten ja linjavetojen tekemiseen. Minusta paljon tärkeämpää on tehdä asioita johdonmukaisesti ja hallitusti annettuja tavoitteita kohden kuin koko ajan olla huiskimassa ympäriinsä. Kyllä kaikki osaa jotain tehdä jotenkin, mutta kuinka vaikeaa onkaan hallita jatkuvasti monimutkaistuvia kokonaisuuksia. Kuinka pitää koko ajan teoria ja käytäntö, suunnitelma ja toteutus yhdessä? Suurimmat ongelmat syntyvät näiden ajelehtiessa kaukana toisistaan...
***
Yksi tietotyön tyypillisimmistä tilanteista on se, kun ei tiedä mitä pitäisi tehdä. Tietää tavallaan, mitä pitäisi saada aikaiseksi ja mistä kaikesta pitäisi ottaa selvää, mutta tilanne on niin hämmentävä ettei osaa aloittaa mistään. Kiusallista ja ahdistavaa.
Minulla on usein eAMSin kanssa tällainen olo. Tuntuu, että ei saa aikaiseksi kuin lisää kysymyksiä. "Mistä minä voin tästä tietää mitään...onko tämä nyt riittävä...miten nämä kaikki pakolliset kentät muka ikinä saa täytettyä...?" Olenkin alkanut kirjoittaa näitä kaikkia kysymyksiä ylös ja yrittää vastata niihin ensin itse ja sitten miettiä ihmisiä tai lähteitä, jotka voisivat auttaa. Sillä tavalla olen saanut hämmennystä hieman konkretisoitua ja nähnyt paremmin, miten asiassa voisi seuraavaksi edetä.
Hyvän käsityksen ja asioiden hallinnan ylläpito vaatii paljon "tuottamatonta" työtä. Välimatkan ottaminen, uuden näkökulman saaminen ja hieman oman työn ulkopuolisen maailman tutkiskelu saattavat pitkässä juoksussa tehdä kummia. Mielestäni tietotyössä ei pidäkään saada joka päivä jotain konkreettista aikaan. Joskus pelkkä omien ajatusten selkiyttäminen, kokonaisuuden hahmottelu ja oman tehdyn työn heijastelu (=reflektointi) voi saada aikaan uuden oivalluksen ja sitä kautta tuntuvan harppauksen.
Idealismia ja naiivia nuoruuden intoa tai ei, mutta tältä minusta tuntuu ja halusin jakaa sen teidän kanssanne.
17. kesäkuuta 2010
Prosessi-ajattelun ilosanoma
Prosessit tuntuvat olevan nyt kaikkialla, eivät ainoastaan eAMS:issa. Ydinprosesseilla kartoitetaan talon toimintojen päämäärää, sisäiset prosessit kuvaavat yksittäisen työntekijän osuuden niissä ja prosessikartoilla saadaan tehtyä kirjanpitoa ja kohdennettua työaikaa. Prosessit ovat vastaus kaikkeen!
Minä jollain tavalla tykkään tästä kirosanasta. Uskon, että tämä uudenlaisen ajattelun opettelu tulee auttamaan meitä tulevaisuudessa. Potentiaalia on paljon, mutta toki vielä jokunen ongelmakin.
Ongelma 1: Prosessikuvauksien tekeminen
Yhtä oikeaa vastausta ei ole ja kuvauksesta riippumatta ne tulevat olemaan aina puutteellisia. Kartoittaminen kuitenkin kannattaa ja kuvauksia tehtäessä moni asia selkiytyy ainakin tekijöille itselleen, vaikka paperille tai määritysten mukaisiksi sitä ei oikein tahtoisikaan saada kirjattua.
Ongelma 2: Työkalujen käyttöönottoa
Prosessikuvauksia voitaisiin käyttää kaiken tekemisen tukena ja jopa lähtökohtana. Niiden avulla työlle tulisi selvä päämäärä ja työn tekemisestä tulisi organisoidumpaa ja helpompaa. Käytön oppiminen ja aloittaminen on kuitenkin erittäin vaikeaa, sillä työkalut ovat vielä lastentautisia ja puutteellisia eikä niille tahdo löytyä testaajia ja kehittäjiä. Muna-kana-asetelma on valmis.
Ongelma 3: Muutos on hidasta
Uudenlainen ajattelutapa ei tunnu luontevalta vielä pitkiin aikoihin. Tekniikka ja teoriat kehittyvät paljon nopeammin kuin varsinaiset käytännöt ja työkulttuuri. Nyt aikataulut tuntuvat kohtuuttomilta ja muutoksia tulee kerralla liian monta. Vaikka kuka toivoisi mitä, meidän ihmisten hitaus näissä asioissa on vakio. Omaksuminen ja ymmärtäminen ottavat paljon aikaa.
eAMS-työ on yksi osa tätä muutosta. Olemme muuttamassa asiakirjahallintoa prosessiohjatuksi. Se on hieno ja tärkeä muutos, mutta tosiasiat huomioon ottaen, siinä mennee vielä hetki. Prosessi-ajattelun ilosanomaa on paljon julistettavana ja sen pohjana olisi hyvä olla jotain konkreettistakin näytettäväksi.
Minä jollain tavalla tykkään tästä kirosanasta. Uskon, että tämä uudenlaisen ajattelun opettelu tulee auttamaan meitä tulevaisuudessa. Potentiaalia on paljon, mutta toki vielä jokunen ongelmakin.
Ongelma 1: Prosessikuvauksien tekeminen
Yhtä oikeaa vastausta ei ole ja kuvauksesta riippumatta ne tulevat olemaan aina puutteellisia. Kartoittaminen kuitenkin kannattaa ja kuvauksia tehtäessä moni asia selkiytyy ainakin tekijöille itselleen, vaikka paperille tai määritysten mukaisiksi sitä ei oikein tahtoisikaan saada kirjattua.
Ongelma 2: Työkalujen käyttöönottoa
Prosessikuvauksia voitaisiin käyttää kaiken tekemisen tukena ja jopa lähtökohtana. Niiden avulla työlle tulisi selvä päämäärä ja työn tekemisestä tulisi organisoidumpaa ja helpompaa. Käytön oppiminen ja aloittaminen on kuitenkin erittäin vaikeaa, sillä työkalut ovat vielä lastentautisia ja puutteellisia eikä niille tahdo löytyä testaajia ja kehittäjiä. Muna-kana-asetelma on valmis.
Ongelma 3: Muutos on hidasta
Uudenlainen ajattelutapa ei tunnu luontevalta vielä pitkiin aikoihin. Tekniikka ja teoriat kehittyvät paljon nopeammin kuin varsinaiset käytännöt ja työkulttuuri. Nyt aikataulut tuntuvat kohtuuttomilta ja muutoksia tulee kerralla liian monta. Vaikka kuka toivoisi mitä, meidän ihmisten hitaus näissä asioissa on vakio. Omaksuminen ja ymmärtäminen ottavat paljon aikaa.
eAMS-työ on yksi osa tätä muutosta. Olemme muuttamassa asiakirjahallintoa prosessiohjatuksi. Se on hieno ja tärkeä muutos, mutta tosiasiat huomioon ottaen, siinä mennee vielä hetki. Prosessi-ajattelun ilosanomaa on paljon julistettavana ja sen pohjana olisi hyvä olla jotain konkreettistakin näytettäväksi.
14. kesäkuuta 2010
"Osoita taas tekniikan tarkoitus…"
Kuulin viime viikolla, että Valtiovarainministeriöstä on lähtenyt lausuntokierrokselle valtion tietohallinnon ja –järjestelmien yhtenäistämisteen liittyvä esitys. Tämä ”Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaus ja yhteentoimivuus -työryhmän loppuraportti” on merkittävä julkilausuma valtionhallinnon konkreettisista tavoitteista ja keinoista yhtenäistää tietohallintoa. Visio on jo tuttu, yhtenäistämistä ja tehostamista tarvitaan, mutta keinot siihen eivät ja eri osapuolet ovatkin tehneet vähän omia tulkintojaan (mihin viittasin edellisessä kirjoituksessani).
Vaikka toteutus tuntuukin olevan varsin haastavaa, minulle tämä visio on erityisen rakas. Idealistinen ajatusmaailmani ja tietotekniikan tuntemukseni yhdistyvät tässä konkreettisella tavalla. Idea pakollisen byrokratian ja rutiininomaisten asioiden hoitamisesta vaivattomasti tietokoneiden avulla on jotain, mikä kiehtoo minua erityisen paljon. Nyt tietotekniikalla on jotain todella merkityksellistä annettavaa yhteiskunnalle. Olen nähnyt liikaa liian teknisesti tekniikan takia kehitettyjä tekeleitä, joilla tyydytetään meille tekemällä tehtyjä tarpeita. Jos ajatellaan käytännön arjen / työelämän ongelmia ja hidasteita, moneenko niistä voidaan vastata kosketusnäytöllisen älypuhelimen ominaisuuksilla?
Minun ei tarvitse keksimällä keksiä tarpeita itselleni. Tiedän, mikä minua ärsyttää ja mihin tahtoisin (tässä tapauksessa) tietotekniikan apua. Juuri Helsinkiin muuttaneena muistan taas kuinka paljon muuttoon liittyy rutiininomaisia ilmoituksia ja hankintoja. Asunnonvuokraus, bussikortti, osoitteiden löytäminen, muuttoilmoitus, postin kääntö, kotivakuutus sekä tietysti tämä uudessa työpaikassa aloittamiseen liittyvät muodollisuudet. Mielestäni mihinkään näistä ei tarvita niin paljoa inhimillistä tulkintaa tai henkilökohtaisiin mieltymyksiini liittyviä vaihtoehtoja, etteikö tietokone voisi tehdä lähes kaiken puolestani. Ja nykyään onneksi se myös tekee. Kaikissa edellä mainituissa asioissa olen hyödyntänyt tietotekniikkaa ja paljon. Enkä edes halua miettiä, mitä ilman näitä jo olemassa olevia sähköisiä palveluita olisi tarvinnut tehdä.
Työelämä muistuttaa monilta osin muuta elämäämme. Meillä on paljon päivittäisiä rutiineita, joista toivoisimme selviytyvämme entistä helpommin ja samalla saada aikaan enemmän. Haluaisimme keskittyä oikean osaamisemme käyttöön sen sijaan, että suoritamme rutiineita, joihin kykenisi kuka tahansa, jopa tyhmä tietokoneemme. Itse asiassa ”hän” olisi siinä meitä paljon parempikin.
Asiakirjahallinto on kuin tehty tietokoneille. Kuinka paljon paremmin he osaavatkaan pitää tiedot järjestyksessä, muistavat heille ohimennen kerrottuja yksityiskohtia, yhdistellä asioita toisiinsa ja päätellä uutta tietoa aiemmin annetuista tai palvella väsymättä kiireisiä ja joskus varsin kiukkuisiakin asiakkaitamme. Eikö olisi siis järkevää antaa heille enemmän vastuuta? Vääntää heille rautalangasta mitä heidän pitää tehdä, neuvoa heidät alkuun ja sitten keskittyä itse kehittämistyöhön ja heidän uudelleen kouluttamiseen. Minä ainakin kannatan tällaista orjuutusta…tai siis työnjakoa.
Meidän osuutemme valtion yhtenäistämis- ja tehostamisstrategiassa on valjastaa tietokoneet asiakkaidemme arjen avuksi ja tallentaa heidän työnsä hedelmät yhteiskuntamme muistin osaksi. Tällä tavalla ajatellen on helpompi nähdä olevansa auttamassa ihmisiä ja palvelemassa hienoa yhteiskuntaamme, eikä vain täyttämässä loputtomia vaatimuksia tai repeämässä päättömästi kaiken aikaa kaikkialle.
Vaikka toteutus tuntuukin olevan varsin haastavaa, minulle tämä visio on erityisen rakas. Idealistinen ajatusmaailmani ja tietotekniikan tuntemukseni yhdistyvät tässä konkreettisella tavalla. Idea pakollisen byrokratian ja rutiininomaisten asioiden hoitamisesta vaivattomasti tietokoneiden avulla on jotain, mikä kiehtoo minua erityisen paljon. Nyt tietotekniikalla on jotain todella merkityksellistä annettavaa yhteiskunnalle. Olen nähnyt liikaa liian teknisesti tekniikan takia kehitettyjä tekeleitä, joilla tyydytetään meille tekemällä tehtyjä tarpeita. Jos ajatellaan käytännön arjen / työelämän ongelmia ja hidasteita, moneenko niistä voidaan vastata kosketusnäytöllisen älypuhelimen ominaisuuksilla?
Minun ei tarvitse keksimällä keksiä tarpeita itselleni. Tiedän, mikä minua ärsyttää ja mihin tahtoisin (tässä tapauksessa) tietotekniikan apua. Juuri Helsinkiin muuttaneena muistan taas kuinka paljon muuttoon liittyy rutiininomaisia ilmoituksia ja hankintoja. Asunnonvuokraus, bussikortti, osoitteiden löytäminen, muuttoilmoitus, postin kääntö, kotivakuutus sekä tietysti tämä uudessa työpaikassa aloittamiseen liittyvät muodollisuudet. Mielestäni mihinkään näistä ei tarvita niin paljoa inhimillistä tulkintaa tai henkilökohtaisiin mieltymyksiini liittyviä vaihtoehtoja, etteikö tietokone voisi tehdä lähes kaiken puolestani. Ja nykyään onneksi se myös tekee. Kaikissa edellä mainituissa asioissa olen hyödyntänyt tietotekniikkaa ja paljon. Enkä edes halua miettiä, mitä ilman näitä jo olemassa olevia sähköisiä palveluita olisi tarvinnut tehdä.
Työelämä muistuttaa monilta osin muuta elämäämme. Meillä on paljon päivittäisiä rutiineita, joista toivoisimme selviytyvämme entistä helpommin ja samalla saada aikaan enemmän. Haluaisimme keskittyä oikean osaamisemme käyttöön sen sijaan, että suoritamme rutiineita, joihin kykenisi kuka tahansa, jopa tyhmä tietokoneemme. Itse asiassa ”hän” olisi siinä meitä paljon parempikin.
Asiakirjahallinto on kuin tehty tietokoneille. Kuinka paljon paremmin he osaavatkaan pitää tiedot järjestyksessä, muistavat heille ohimennen kerrottuja yksityiskohtia, yhdistellä asioita toisiinsa ja päätellä uutta tietoa aiemmin annetuista tai palvella väsymättä kiireisiä ja joskus varsin kiukkuisiakin asiakkaitamme. Eikö olisi siis järkevää antaa heille enemmän vastuuta? Vääntää heille rautalangasta mitä heidän pitää tehdä, neuvoa heidät alkuun ja sitten keskittyä itse kehittämistyöhön ja heidän uudelleen kouluttamiseen. Minä ainakin kannatan tällaista orjuutusta…tai siis työnjakoa.
Meidän osuutemme valtion yhtenäistämis- ja tehostamisstrategiassa on valjastaa tietokoneet asiakkaidemme arjen avuksi ja tallentaa heidän työnsä hedelmät yhteiskuntamme muistin osaksi. Tällä tavalla ajatellen on helpompi nähdä olevansa auttamassa ihmisiä ja palvelemassa hienoa yhteiskuntaamme, eikä vain täyttämässä loputtomia vaatimuksia tai repeämässä päättömästi kaiken aikaa kaikkialle.
11. kesäkuuta 2010
Esimerkkiä etsimässä
Nyt minulla on kaksi esimerkkiä.
Toinen on Kieku-hankkeen tiedonohjaukseen tarkoitetut prosessikuvaukset ja
toinen on konsulttimme tekemä asiakirjaluokitteluun tarkoitettu paljon pelkistetympi malli.
Näitä kahta esimerkkiä on mielestäni mahdoton yhdistää ilman, että lopputuloksesta tulee liian yleinen tiedonohjaukseen tai liian yksityiskohtainen asiakirjaluokitteluun. Mutta onko eAMS-työn tarkoituksena tehdä kaksi erillistä mallia vai onko eAMS-työn tarkoituksena kehittää yksi malli, joka palvelisi molempia tarpeita?
Pelkästään SÄHKE2-määritystä ja sähköisen pysyväissäilytyksen lupaa ajatellen eAMS-työ on varsin selkeää. Lainaus SÄHKE2-määräyksestä:
"Tehtäväluokituksen käsittelyvaiheet kuvataan organisaatiossa sille tarkkuustasolle, jonka avulla tehtäväluokittaisten asiakirjatyyppien oletusmetatietoarvojen tallentuminen, täydentyminen ja muuttuminen tietojärjestelmässä voidaan toteuttaa"
SÄHKE2-metatietomallissa toimenpiteen tyyppi (kohta 5.6) eli (ilmeisesti) toimenpiteen kuvaus on määritelty seuraavasti:
”Toimenpiteen luonnetta kuvaava tieto, jolla voidaan ohjata toimenpiteiden tuottamista prosessiohjatusti. Käytetään myös hakuehtona.
Esimerkki mahdollisista arvoista hallinnollisessa prosessissa:
• käsittely/valmistelu
• päätöksenteko
• tiedoksianto/toimeenpano
• oikaisuvaatimus/valitusmenettely
• seuranta/valvonta
Esimerkki mahdollisista arvoista hoitoprosessissa:
• Tulotilanne
• Hoidon suunnittelu
• Hoidon toteutus
• Hoidon arviointi"
Vaikuttaisi, että konsulttimme on tehnyt mallimme juuri tämän mukaan, sillä meidän pilotissamme on käytetty juuri näitä toimenpidetyyppejä. Ja tämä malli voisi ihan hyvin toimiakin niin asianhallintajärjestelmän käyttäjien kuin myös järjestelmän ylläpitäjien näkökulmasta.
Mutta entäs Kieku?
Tämän oivalluksen jälkeen minua kuitenkin jää häiritsemään eilen eAMS-tapaamisessa käsitellyt Kieku-hankkeen prosessikuvaukset. Mikä on niiden suhde ministeriöiden eAMS-työhön?
Kieku-hankkeen prosessikuvaukset ovat hyvin yksityiskohtaisia. eAMS-työn kannalta niissä on aivan liikaa toimenpiteitä, joissa ei synny lainkaan asiakirjoja. Prosessikuvaukset auttanevat paljonkin eAMS:in laadinnassa, mutta rajulta uudelleen muokkaamiselta ei voida välttyä. Asiakirjahallinta tarvitsee yksinkertaisemman ja selkeämmän mallin, jotta loppukäyttäjät osaavat edes jollain tavalla yhdenmukaisesti sijoittaa asiakirjat oikeiden toimenpiteiden alle.
Ajatus on hyvä. Henkilöstö- ja taloushallinnon yhteinen eAMS tarvitaan ja se on järkevää tehdä keskitetysti. Kieku-hanke on kuitenkin eri asia kuin eAMS-työ, eikä esimerkinomaista Kieku-prosessien pohjalta täytettyä SÄHKE2-pohjaa ole vielä näkynyt. Sen näkeminen ja arvioiminen voisi ratkaista monia epäselvyyksiä.
Esimerkkejä ja koordinointia
Nyt mielestäni tarvittaisiin konkreettisia esimerkkejä, mitä ministeriön eAMS-työltä odotetaan. Kaikki tuntuvat tekevän vähän omalla tavallaan ja erilaisin tavoitteiden. Toiset haluavat vain sähköisen pysyväissäilytyksen luvan Kansallisarkistolta, mutta toiset ovat samalla lähteneet koko organisaation voimin uudistamaan tiedonohjausta ja kartoittamaan talon toimintoja. Myös erilaiset järjestelmät ja eri hankkeiden epäluotettavat aikataulut tuovat oman lisänsä työn tekoon.
Selkeä tavoite voidaan saada vain ministeriöiden asiakirjahallintojen, Kansallisarkiston ja VIP:in yhteisen linjauksen tekemisellä. Käytännön työ, määritykset ja valtionhallinnon kokonaisstrategia on linjattava yhteen, ennen kuin työhön voidaan tosissaan ryhtyä. Eilisessä tapaamisessa aistin selvän tarpeen määritellä:
1) mitä eAMS-työltä tarkalleen odotetaan?
2) miltä lopputuloksen tulisi tarkalleen näyttää? ja
3) kuinka työ saadaan järkevästi hoidettua yhteistyössä eri tahojen kanssa?
Kun tavoite on kirkkaana mielessä, on paljon helpompi tarttua työhön ja saada se tehtyä.
Minä tahtoisin ainakin jo aloittaa!
Toinen on Kieku-hankkeen tiedonohjaukseen tarkoitetut prosessikuvaukset ja
toinen on konsulttimme tekemä asiakirjaluokitteluun tarkoitettu paljon pelkistetympi malli.
Näitä kahta esimerkkiä on mielestäni mahdoton yhdistää ilman, että lopputuloksesta tulee liian yleinen tiedonohjaukseen tai liian yksityiskohtainen asiakirjaluokitteluun. Mutta onko eAMS-työn tarkoituksena tehdä kaksi erillistä mallia vai onko eAMS-työn tarkoituksena kehittää yksi malli, joka palvelisi molempia tarpeita?
Pelkästään SÄHKE2-määritystä ja sähköisen pysyväissäilytyksen lupaa ajatellen eAMS-työ on varsin selkeää. Lainaus SÄHKE2-määräyksestä:
"Tehtäväluokituksen käsittelyvaiheet kuvataan organisaatiossa sille tarkkuustasolle, jonka avulla tehtäväluokittaisten asiakirjatyyppien oletusmetatietoarvojen tallentuminen, täydentyminen ja muuttuminen tietojärjestelmässä voidaan toteuttaa"
SÄHKE2-metatietomallissa toimenpiteen tyyppi (kohta 5.6) eli (ilmeisesti) toimenpiteen kuvaus on määritelty seuraavasti:
”Toimenpiteen luonnetta kuvaava tieto, jolla voidaan ohjata toimenpiteiden tuottamista prosessiohjatusti. Käytetään myös hakuehtona.
Esimerkki mahdollisista arvoista hallinnollisessa prosessissa:
• käsittely/valmistelu
• päätöksenteko
• tiedoksianto/toimeenpano
• oikaisuvaatimus/valitusmenettely
• seuranta/valvonta
Esimerkki mahdollisista arvoista hoitoprosessissa:
• Tulotilanne
• Hoidon suunnittelu
• Hoidon toteutus
• Hoidon arviointi"
Vaikuttaisi, että konsulttimme on tehnyt mallimme juuri tämän mukaan, sillä meidän pilotissamme on käytetty juuri näitä toimenpidetyyppejä. Ja tämä malli voisi ihan hyvin toimiakin niin asianhallintajärjestelmän käyttäjien kuin myös järjestelmän ylläpitäjien näkökulmasta.
Mutta entäs Kieku?
Tämän oivalluksen jälkeen minua kuitenkin jää häiritsemään eilen eAMS-tapaamisessa käsitellyt Kieku-hankkeen prosessikuvaukset. Mikä on niiden suhde ministeriöiden eAMS-työhön?
Kieku-hankkeen prosessikuvaukset ovat hyvin yksityiskohtaisia. eAMS-työn kannalta niissä on aivan liikaa toimenpiteitä, joissa ei synny lainkaan asiakirjoja. Prosessikuvaukset auttanevat paljonkin eAMS:in laadinnassa, mutta rajulta uudelleen muokkaamiselta ei voida välttyä. Asiakirjahallinta tarvitsee yksinkertaisemman ja selkeämmän mallin, jotta loppukäyttäjät osaavat edes jollain tavalla yhdenmukaisesti sijoittaa asiakirjat oikeiden toimenpiteiden alle.
Ajatus on hyvä. Henkilöstö- ja taloushallinnon yhteinen eAMS tarvitaan ja se on järkevää tehdä keskitetysti. Kieku-hanke on kuitenkin eri asia kuin eAMS-työ, eikä esimerkinomaista Kieku-prosessien pohjalta täytettyä SÄHKE2-pohjaa ole vielä näkynyt. Sen näkeminen ja arvioiminen voisi ratkaista monia epäselvyyksiä.
Esimerkkejä ja koordinointia
Nyt mielestäni tarvittaisiin konkreettisia esimerkkejä, mitä ministeriön eAMS-työltä odotetaan. Kaikki tuntuvat tekevän vähän omalla tavallaan ja erilaisin tavoitteiden. Toiset haluavat vain sähköisen pysyväissäilytyksen luvan Kansallisarkistolta, mutta toiset ovat samalla lähteneet koko organisaation voimin uudistamaan tiedonohjausta ja kartoittamaan talon toimintoja. Myös erilaiset järjestelmät ja eri hankkeiden epäluotettavat aikataulut tuovat oman lisänsä työn tekoon.
Selkeä tavoite voidaan saada vain ministeriöiden asiakirjahallintojen, Kansallisarkiston ja VIP:in yhteisen linjauksen tekemisellä. Käytännön työ, määritykset ja valtionhallinnon kokonaisstrategia on linjattava yhteen, ennen kuin työhön voidaan tosissaan ryhtyä. Eilisessä tapaamisessa aistin selvän tarpeen määritellä:
1) mitä eAMS-työltä tarkalleen odotetaan?
2) miltä lopputuloksen tulisi tarkalleen näyttää? ja
3) kuinka työ saadaan järkevästi hoidettua yhteistyössä eri tahojen kanssa?
Kun tavoite on kirkkaana mielessä, on paljon helpompi tarttua työhön ja saada se tehtyä.
Minä tahtoisin ainakin jo aloittaa!
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)