Verkkolevyt ovat yksi tieto- ja asiakirjahallinnon suurimmista vitsauksista. Ne aiheuttavat aina ongelmia, ovat sekaisin eikä mitään hyviä käytäntöjä tai ohjeistuksia niiden hallitsemiseksi ole olemassa. Kansiorakenteet lähtevät käsistä viimeistään hierarkian kolmannella tasolla. Tiedostojen nimille pitäisi yhtä aikaa itkeä ja nauraa. Ja entäs luonnosten versiointi, vanhentujen ja turhien tiedostojen seulonta, kaksoiskappaleet, olemattomat kuvailut ja hakuominaisuudet tai asiakokonaisuuksien hahmottaminen... Mahdotonta.
Mutta ei niille kuolemantuomiotakaan oikein voi langettaa. Jos ei ole parempaa tarjolla, on mentävä niillä mitä on. Enkä tiedä olenko vain huono tietohallinto-ihminen, mutta en itsekään haluaisi luopua niistä. Se helppous, nopeus ja vapaamuotoisuus on vain niin parasta. Luoda uusi dokumentti, heittää joku nimi ja kansio sille ja se on siellä. Ei mitään monivaiheisia luontiprosesseja tai ylivaikeita luokitteluita, vaan pääsee suoraan asiaan.
Asiakirjahallinnon kannalta tilanne on helpompi. On vain valmiita asiakirjoja, joille on paljon helpompi löytää oma paikkansa kuin ensimmäiselle luonnokselle, joka liittyy vähän kaikkeen. Kaikkea ei vaan voi tehdä niin suunnitelmallisesti alusta asti. Tämän eAMS-työni aikanakin lopulliset dokumentit ovat hahmottuneet vasta ihan loppupuolella. Luonnoksia on ollut paljon ja loppuviimein on ollut ihan yhdentekevää, millä hiekkalaatikolla olen niitä kehitellyt. Ja verkkolevy on varmasti ollut se helpoin ja nopein.
Tiedän kyllä, että dokumentinhallintajärjestelmät ovat nykyään kehittyneitä ja sielläkin on lupa leikkiä rauhassa. Mutta voi vain kuvitella, kuinka vaikea tavallisen työntekijän on siirtyä käyttämään järjestelmää, jota tietohallinnon ammattilaisena en mielellään käytäisi itsekään. On ristiriitaista vaatia muilta jotain, mihin ei pysty itsekään. Käskeä toista ja tehdä itse toista.
Ikävä kyllä tältä muutokselta ei voi enää kauaa välttyä.
Vai onnistuisikohan muistitikulle salaa tallentaminen vielä senkin jälkeen...? ;)
1 kommentti:
Jouni, olet asian ytimessä. Ryhmätyökalut ja yhteiset dokumenttien käsittelyyn tarkoitetut "työtilat" ovat, jos mahdollista, vielä horrorimpi tilanne kuin verkkolevyt, jos niihin ei ole rakennettu minkäänlaista elinkaaren hallintaa dokumenteille tai pakotettua toimintaa dokumenttien merkitsemiseksi valmiiksi ja arkistoiduksi ja hävitystoimintoa tietyn ajan kuluttua. Pahimmillaan niissä on pelkkiä luonnoksia, versioita... siis sama tilanne kuin verkkolevyillä. Ja kuka voitti ja mitä? Dokumenttien kuvailuun joutui käyttämään aikaa, mutta löytyikö mitään sen paremmin kuin verkkolevyiltä? Ryhmätyövälineissä on kyllä paljon hyviä ominaisuuksia ryhmätyöskentelyä ajatellen, mutta niiden käyttö vaatiin tarkat ennalta määrätyt speksit, jotta koko homma ei leviä käsiin.
Lähetä kommentti