Toiminta -> Tieto -> Tietojärjestelmät -> Tekniikka

Juttelin eilen kollegani kanssa erilaisista järjestelmäuudistuksista ja kuinka niitä lähdetään toteuttamaan. Muistin yhden tänä kesänä oppimani yksinkertaisen tiedonhallinnan periaatteen

"Tiedonhallinta edustaa rajapintoja toiminnan sekä tietojärjestelmien ja -tekniikan välille. Tiedonhallinnon suhde varsinaiseen toimintaan sekä tietojärjestelmiin ja -tekniikkaan tulee esille kokonaisarkkitehtuuriajattelun mukaisessa rakenteessa:
Toiminta -> Tieto -> Tietojärjestelmät -> Tekniikka"

Eli suomeksi sanottuna tiedonhallinnan pitäisi lähteä aina toiminnasta, siinä tuotetusta tiedosta, jota käsitellään tietojärjestelmissä, joiden rakentamiseen tarvitaan tekniikkaa

Kaikki tietohallinnon toiminta tulisi siis perustua toiminnasta nouseville tiedon hallintaan liittyville tarpeille. Vasta kun tarve on kartoitettu ja tiedetään, minkälaisesta ongelmasta on kyse, voidaan sitä alkaa ratkaisemaan. Sen jälkeen mietitään, mitä keinoja on käytettävissä, mikä nykymaailmassa johtaa usein kysymään: miten erilaiset tietojärjestelmät voisivat auttaa meitä

Tietojärjestelmät ja tekniikka eivät kuitenkaan itsestään ratkaise ongelmaa, vaan niitä on osattava käyttää tarkoituksenmukaisesti. Tiedonkulun ja viestinnän ongelmia ei ratkaista ostamalla uusi intranet ja työryhmäohjelmisto. Ensin pitäisi olla tarve viestiä uudella ja monipuolisemmalla tavalla. Ymmärtää, miksi sitä pitäisi tehdä ja miten uusi järjestelmä muuttaa tilannetta. Vasta kun on halu käyttää järjestelmää, sinne alkaa ilmestyä sisältöä, sen toimintoja hyödynnetään työnteossa ja se alkaa toimia tarkoituksen mukaisella tavalla.
Liian usein kuitenkin törmää tilanteisiin, joissa on piirteitä tämän kaavan rikkomisesta ja pahimmassa tapauksessa kokonaan ympäri kääntämisestä:

Tällöin kaava kuuluu:
Tekniikka -> Tietojärjestelmät -> Tieto -> Toiminta

Eli suomeksi sanottuna tietohallinto tutkii kaikenlaisia uusia järjestelmiä ja niiden ominaisuuksia yrittäen löytää sieltä tekniikkaa, josta voisi olla iloa työntekijöille. Mitään sen laajempaa kartoitusta ei tehdä organisaation toiminnasta ja työntekoon liittyvästä tiedosta, vaan asennellaan ja otetaan käyttöön vain uutta tekniikkaa, jota ihmisten toivotaan sitten ottavan käyttöön jossain vaiheessa.

Mielestäni tällaisissa asioissa mitataan tietohallinnon pätevyys. Asianmukainen koulutus tuo näkökulmaa asioihin ja estää kaikenlaisten uusien tuulien sotkemasta perusajattelua. Loppujen lopuksi on kyse vain "työnteon tukemista tiedon hallinnan avulla". Laajempi kartoitus ja ymmärrys on aina tarpeen, tukea kun voi antaa niin monella niin monella muullakin tavalla kuin tekniikkaa kehittämällä. Vaikkakin myönnettäköön, että siitä on useassa tapauksessa apua ja iloa aivan ylivoimaisen paljon.