Tämän kesän aikana olen moneen otteeseen miettinyt (ja myös selvittänyt) päätearkistojen tiedonhakua. Minua on askarruttanut eri aineistojen yhteensovittaminen yhdeksi isoksi arkistoksi sekä niiden saatavuuden ja tiedonhaun turvaaminen. Toimivatko kaikki kansallisarkistoon aineistojansa toimittavat arkistot todella niin samoilla periaatteilla, että ne yhdistyvät ongelmitta yleisiin käytäntöihin. Kun organisaation omat tavat ja toimintakulttuuri eivät voi periytyä aineiston mukana, jäljelle jäävät vain arkistoluettelot, diaarit ja muu aineistosta kertova kirjallinen materiaali. Arkistonhoitajien aineiston tuntemus ja muu hiljainen tieto, kun eivät ole enää käytettävissä.
Tämä sama kysymys nousee uudelleen esiin sähköisen pysyväissäilytyksen yhteydessä. Miten voimme turvata, että sähköinen asiakirja-aineisto on käytettävissä myös alkuperäisen järjestelmän ulkopuolella? Ei voi olettaa, että järjestelmän toimittaja jatkaa vanhan version ylläpitoa loputtomiin tai vielä vuosikymmentenkin päästä olisi yhteensopivia formaatteja ja
laitteita. Olennainen tieto on siis määritettävä ja tallennettava standardoituun formaattiin.
Sähke2-standardi on juuri sitä varten. Monimutkaisten metatietomallien takana on tarkoitus, joka valtiolla kulkee nimellä SAHA. Asiakirjahallintoa koskee erityisesti sähköinen säilytyspalvelu VAPA, johon pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot voidaan siirtää. Sieltä ne sitten pitäisi löytyä vielä sadankin vuoden päästä. Myös metatiedot pitäisi olla paikallaan ja niihin liittyvät hakutoiminnot olla käytettävissä myös VAPA:n vuoden 2100 versiossa :)
Asiakirjahallinnan tulevaisuutta voi pohdiskella myös Steve Baileyn pilvipalvelu ajatusten valossa (kiitokset vinkistä Pekalle) ja Arkistolaitos esittelee samaa asiaa myös webcast-muodossa.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti