Sähköisten asiakirjallisten tietojen hallinta on ennen kaikkea metatietojen hallintaa. Asiakirjojen ollessa muodoltaan paperiarkin sijaan jono bittejä, niiden käsittely on tavallaan myös hankalampaa. Ei ole enää mitään konkreettista tietyssä paikassa. On järjestelmä, jonka avulla haluttu asiakirja saadaan haettua esiin tietokoneen ruudulle. Ja jotta järjestelmä osaisi tehdä sen helposti ja varmasti joka kerta, järjestelmälle on kerrottava paljon tietoja. Niitä metatietoja.
Ihminen kerää metatiedot asiakirjasta huomaamattaan. Vaikka tarvittava kuitti tai lasku olisi kotona kuinka hukassa, jossain sen muistaa nähneensä ja joistain paikoista sitä lähtee vaistomaisesti etsimään. Miten osaamme tehdä sen? Mistä tiedämme etsiä sitä joistain tietyistä paikoista?
Sama on asiakirjojen kanssa. Asiakirjan laatija tietää asiakirjastaan paljon, kirjaamossa paperia hypistellyt kirjaaja muistaa mahdollisesti koska ja mihin luokkaan se on kirjattu, asiakirjoilla on omat paikkansa hyllyissä ja kansioissa ja paperin on aina siellä mihin se on laitettu. Aina on muistikuvia, oletuksia, rutiineita ja tapoja, joiden avulla asiakirja lopulta saadaan haettua esiin.
Tietokoneiden maailmassa asiat ovat aivan toisin. Järjestelmässä metatiedot eivät kerry itsestään. Tietokone ei kerää yhtäkään tietoa huvin vuoksi ja omin päin, vaan sille on väännettävä kaikki siitä kuuluisasta rautalangasta. Jokainen itsestäänselvyyskin on opetettava, sillä kone ei myöskään osaa soveltaa tai luoda mitään uutta. Korkeintaan laskea ja yhdistää ennaltamäärätyllä tavalla.
Totta kai myös kovalevyillä ja järjestelmissä on "paikkoja". Käyttäjä muistaa, mitä toimintoja on tehnyt asiakirjan kanssa järjestelmässä ja järjestelmä tarjoaa monia eri tapoja etsiä tietoja ja "penkoa paikkoja", mutta mitään konkreettista ei ole. On vain tietokone ja järjestelmä. Ja jos haluttua tietoa ei saada näkyviin näytölle tai tulostettua paperille, sitä ei ole tasan missään muuallakaan. Että järjestelmän olisi ihan syytä toimia sitten.
Hieman minuakin arveluttaa. Jättää nyt kaikki koneen hoidettavaksi ja koko aineisto hänen vastuulleen. Eikä sekään, jos ne asiakirjat voisi tonkia käsin sitten jostain kovalevyn kansiorakenteesta omalta tehtäväluokituksen mukaiselta paikaltaan. Tietäisi, että sieltä ainakin saisi ja se ainakin toimii. Mutta epäilenpä ettei moiseen hätävarjelunliioitteluun tai vanhanaikaisiin ratkaisuihin uusissa hienoissa järjestelmissä sorruta.
Mutta sitten olisi kyllä uuden hienon järjestelmän oikeasti syytä toimia.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti