Luin tässä taannoin eräästä eAMSia koskevasta raportista:
”[Tulevaisuudessa] käyttäjien (esim. asiakirjan laatijan tai vastaanottajan) vastuulla ei ole tehdä päätöksiä tai tulkintoja valittavista metatietoarvoista”
Tämä herätti minussa paljon epäilystä ja olen jopa vastaan tällaista ajattelua. On erittäin hyvä, että eAMSin ja sähköisen asiakirjahallinnon myötä saadaan paljon automaattisesti tallennettavaa metadataa, mutta kokonaan valinnoista ja tulkinnoista eroon pääseminen on mielestäni huono päämäärä.
Niin houkuttelevaltakin kuin itsestään täydentyvät metatiedot kuulostavatkin, ei tilannekohtaisesta tulkinnasta päästä eroon noin vain. Tietokoneet ja hienot suunnitelmat auttavat monella tavalla, mutta tilannetajua niillä ei ole. Ja tuskinpa Semanttisen Webin myötäkään siihen kummoista muutosta tule.
eAMS on suunnitelma, joka antaa suuntaviivat asiakirjan metatiedoille ja sen käsittelylle. Valitettavasti kaikkea ei voi suunnitella ja nähdä etukäteen. Kaikki tilanteet eivät taivu ennalta valettuun muottiin eikä kaikille asiakirjoille löydy omaa kohtaa arkistonmuodostussuunnitelmasta. Usein on tarpeen osata soveltaa hieman sääntöjä saadakseen asiakirja oikeaan yhteyteen. Vielä tulevaisuudessakin on asiakirjojen kanssa työskentelevän ymmärrettävä, mistä asiakirjahallinnossa on kyse. Tuntea periaatteet, taustaa ja tarkoitusta. Pelkkä järjestelmän käyttö ei riitä.
Täysin itsellään pyörivä asiakirjajärjestelmä on myös jonkinlainen kauhuskenaario. Siinä tasaisin väliajoin salaiset asiakirjat määrittyvät julkisiksi ja pysyvästi säilytettävät tuhoutuvat itsellään. Ja voi vain kuvitella kuinka yhdentekevää onkaan sisältö, joka ei inhimillistä käsittelyä kaipaa. Jos ei ketään kiinnosta, miten aineistoa käsitellään, en usko että sen säilyttäminenkään on niin tärkeää.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti