Suunnitelmat ovat tarpeellisia. On hyvä miettiä vähän etukäteen, mitä ja miten tulisi tehdä. Suunnata toimintaa, tehdä linjauksia ja tiettyjä päätöksiä. Sitten voi vaan mennä ja tehdä, kun ei tarvitse enää juuri miettiä. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Niinhän se pitäisi mennä. Mutta kun ei lähellekään aina mene niin...
Yksi eAMS-vision ihanteista olisi kuvaus asiakirjoja tuottavista toimintoprosesseista. Kuvausten avulla saataisiin tallennettua tiedot prosessin kulusta ja sen eri vaiheissa tuotetuista asiakirjoista. Prosessi on kuvattu etukäteen ja sen yhteyteen on määritelty eri asiakirjoista kerättävät ja niille annettavat (oletus)metatiedot. Eli ihannetapauksessa voisi prosessia ihailla jälkeenpäin vaihe vaiheelta ja samalla selailla sen tuloksena syntyneitä asiakirjoja.
Valitettavasti käytäntö on monesti suunnitelmia ihmeellisempää. En vain usko, että monestakaan prosessikuvauksesta saataisiin niin yleispäteviä, että ne oikeasti toteutuisivat aina saman kaavan mukaan. Työnteko ei vaan ole niin suoraviivaista ja yksiselitteistä kuin konsultit ehkä toivoisivat. Ja mitä tehdään silloin, kun kaava ei toimi ja joudutaan poikkeamaan suunnitellusta?
Lisätäänkö väliin uusi toiminto ja keksitään itse suunnittelematta jääneet metatiedot?
Kollegani esimerkki "sotkun selvittämis prosessista" on mielestäni hyvin osuva. eAMSiin pitäisi määritellä erikseen liitettävä toiminto kaikelle ennalta arvaamattomalle. "Inhimillinen erehdys", "hukkunut asiakirja" tai "unohdus". Jokerikortti, johon voisi merkitä kaikki "yllätyksestä" seuranneet tapahtumat ja niiden yhteydessä tuotetut asiakirjat ylös. Vai olisiko parempi vain kaunistella totuutta ja jättää moiset koukerot merkitsemättä? Sijoittaisi välttämättömät asiakirjat vain jonnekin sinne ja jättäisi häpeissään loput pois.
Tämä ongelma ei koske pelkästään meidän alaa, vaan kaikkea missä olisi joskus tarpeellista oikoa vähän asioiden helpottamiseksi. Työtunteja on helppo raportoida projektisuunnitelman mukaisesti, vaikka totuus olisi jotain aivan toista. Luentopäiväkirjaan voi keksiä hieman lisää kuukausia sitten ajateltuja ajatuksia. Ihan vain ylimääräisten vaikeuksien välttämiseksi. Eihän kenelläkään ole kuitenkaan mahdollisuutta tarkistaa, miten asiat oikeasti ovat.
Oikeastihan meidän pitäisi olla vain "koneita", jotka tallentavat tapahtumia mahdollisimman tarkasti juuri niin kuin ne tapahtuivat. Mutta olemme ihmisiä ja työmme vaatii inhimillistä ajattelua. Ja loppujen lopuksi on hyvin suhteellista, mikä on "riittävän tarkasti" tai "asianmukaisella tavalla". Kyllähän me kaikki tiedämme, ettei se elämän todellisuuden hyväksyminen helppoa ole. Aina on niin puutteellista, aina voisi olla paremmin. Sen kanssa on nyt vain ihmisenä elettävä.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti