Jos jotain apuvälineitä voisi kuvitella eAMSin tekemiseen, ensimmäisenä mieleen tulee se "nykyinen AMS". Olen tulostanut meiltä pari pääryhmää ihan kokeeksi ja vähän kartoittanut, mitä niistä löytyy ja miten niitä voisi hyödyntää uuden eAMSin teossa. En tunne niin hyvin talon tapahtumia, että osaisin arvioida nykyisen AMSin paikkansapitävyyttä, mutta paljon siellä on asiaa ja valmiiksi mietittyjä juttuja.
Tarkoituksenani oli yksinkertaisesti selvittää, kannattaako / onko mahdollista kääntää nykyinen AMS suoraan eAMSiksi vai kannattaisiko aloittaa ihan puhtaalta pöydältä ja käyttää sitä vain tukena ja vertailukohtana. Tämä on yksi niitä kysymyksiä, joihin en ole saanut selkeää vastausta.
Toisaalta AMS voisi kääntyä eAMSiksi aika kivuttomastikin. Asiakirjojen / tehtäväluokkien ympärille on suhteellisen helppo hahmotella toiminnot, yhden tai kaksi käsittelyvaihetta ja vain sijoittaa asiakirjat ja niiden jo olemassaolevat metatiedot uuteen pohjaan. Mallit "vireilletulo - käsittely - päätös - tiedoksianto" ja "saapunut lausuntopyyntö - lausunnon laadinta - valmis lausunto" toimisivat monessa kohtaa mielestäni aivan kelvollisesti. Muutaman tällaisen mallin laatimalla, koko AMSin läpikäymisellä ja uuteen pohjaan kirjaamalla saisi varsin mekaanisella työllä varsin kelvollisen pohjan eAMSille. Sitä sitten vain tarkistettaisiin ja täydennettäisiin nykyisiä toimintoja vastaavaksi.
Jotenkin vain tuntuu, että tällainen "konvertointi-menetelmä" ei täytä ihan kaikkia eAMS-työlle asetettuja toiveita ja vaatimuksia. Muun muassa edellisissä kirjoituksissa visioimani oman työn seuranta ja raportointi jäisivät toteutumatta. Juuri mikään ei muutu, jos palikkaprosessit nähdään vain hieman uutena tapana luokitella asiakirjoja. Lupa sähköiseen pysyväissäilytykseen ehkä saataisiin, mutta eikö tarjolla olisi jotain parempaakin.
Vaihtoehtona näkisin organisaation prosessityöhön pohjautuvan, menneisyydestä irroittautuneelta tuntuvan eAMSin. Kun kerran prosessiajattelua työnnetään muualtakin, niin sitä voitaisiin hyödyntää enemmän myös asiakirjahallinnossa. Kun työntekijät oppivat ensin raportoimaan työaikansa prosessien perusteella, seuraava luonteva askel olisi työnsä raportoiminen prosessissa tuotettuina asiakirjoina. Mutta tällöin ei saisi enää tulla mieleen vanha arkistointi ja asiakirjojen luokittelu -rutiini, vaan että tämä olisi nyt jotain uutta ja hienompaa.
Tämä vaatisi kokonaan uuden prosesseihin pohjautuvan toimintojen luokituksen (vrt. tehtäväluokitus) ja niissä luotavien dokumenttien kartoittamisen. Niitä sitten tallennettaisiin prosessin alle niin paljon kuin suinkin ja lopulta valittaisiin säilyttämisen arvoiset otokset arkistoitavaksi, todisteeksi toiminnasta. Työ on suuri, mutta oikeastaan vanhaan AMSiin tukeutumisesta on vain haittaa. Tarkistella ja vertailla voi ja tietoja kopioida, mutta systemaattinen läpikäyminen pitänee unohtaa, jotta uudesta tuotoksesta tulisi mahdollisimman ehjä, toimiva ja työntekoa tukeva kokonaisuus.
Näitä kahta vaihtoehtoa olen tässä punninnut. Jälkimmäinen houkuttelisi hienoudessaan, mutta epäilyttää toteutuksena ja työmääränä. Oikeastaan järkevimmäksi olen todennut odottamisen. Organisaation prosessityö on kesken, eAMS vaatimukset ovat epäselvät, järjestelmää ei olla nähty toiminnassa, käyttöönotolla ei tuntuisi olevan kiirettä...
...joten katsotaan sitä sitten vähän syksymmällä.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti