Organisaation tuottamien asiakirjojen selvittäminen ja niiden pohjalta AMS:in tekeminen on valtava työ. On jalkauduttava keskustelemaan ensin kirjaamon työntekijöiden kanssa ja sitten varsinaisten asiakirjojen laatijoiden pariin. Hallittava kokonaisuus on valtava ja tieto on kerättävä pienistä palasista. Harvoin edes johtajilla on kovin tarkkaa käsitystä, mitä talossa tarkalleen tapahtuu. Jos on jo vaikeuksia tietää ja kuvata tarkalleen, mitä itse tekee, miten sitä voisi tietää muiden tekemisistä. Ehkä on selvillä minkälaisia asioita kukakin hoitelee, mutta usein on epäselvää mitä hän käytännössä tekee, mitä merkitystä työllä on organisaatiolle ja mitä jälkiä tehdystä työstä jää.
AMS:ia luotaessa on otettava selvää kaikesta tästä. Jotta saisi tietää, mitä asiakirjoja syntyy, on osattava kysyä ihmisiltä oikeat kysymykset. Siihen tarvitaan ymmärrystä kokonaisuudesta ja nyt erityisesti eAMSia laadittaessa, tehtävistä ja toimenpiteistä, joissa ne syntyvät. Joskus tuntuu, että nykyään tieto- ja asiakirjahallinnolla voisi olla jopa parempi käsitys organisaation toiminnasta kuin johdolla. Ainakin toiminnan yksityiskohdista. Ja ehkä tulevaisuudessa asiakirjahallintoa voisi hyödyntää enemmän siinäkin.
Tieto- ja asiakirjahallinnon etuna johtoon nähden on se, että meillä on maanläheisempi suhde työntekijöihin. Me autamme (palvelemme) työntekijöitä tekemään työtään sujuvammin ja tarkoituksenamme on tukea sitä parhaan kykymme mukaan. Epäkohdat tulevat tietoon suoraan "asiakkailta" eikä kiilloteltujen raporttien tai yhteenvetojen kautta. Tätä suhdetta tulisi vaalia ja saada työntekijät tuntemaan, että olemme heidän puolellaan ja auttamassa heitä, eikä vain puuhailemassa omiamme tai suorittamassa rutiineitamme ja toteuttamassa johdon päätöksiä. Samalla tavoin suhteet johtoon päin voisivat olla hyödyllisiä. Niin että siellä nähtäisiin meidän potentiaali ja tärkeys talon käytännön toiminnan kuvaamisessa ja jopa arvioinnissa. Ehkä meillä olisi jotain annettavaa siihenkin suuntaan ja meitä kannattaisi kuunnella.
Yksi parhaista palveluista, mitä tieto- ja asiakirjahallinnolla voisi olla tarjota, olisi kiinnostus työntekijöiden omaan rooliin ja työn tekemiseen. Kuten viimeksi kirjoitin, oman työn tulosten tiedostamisen tarve on kasvamassa. Työn tulosten esiin tuominen palvelisi sekä työntekijöitä, että johtoa. Johto haluaa nähdä, mitä ihmiset tekevät ja ihmiset haluavat tuntea itsensä tärkeiksi organisaatiolle. Niin sanotusti win-win.
Tästä kiinnostuksesta parhaana esimerkkinä pidän sitä, kuinka iloisen innostuneita ihmiset saattavat olla kertomaan omasta työstään. Kunhan asian tarkoitus on hyvin alustettu ja kysymykset osuvat kohdalleen, AMS:in tekoon liittyvä haastattelutyö on erittäin positiivinen kokemus. Kerrankin joku on kiinnostunut, mitä minä teen työkseni, kirjaa ylös kuinka tärkeää minun työni on organisaatiolle ja mitä kaikkea minä osaan tehdä! Siinä ohimennen kun tulee vielä maininneeksi mitä "papereita" näihin tärkeisiin tehtäviin liittyy, AMSia rakentava arkistontätikin vapautuu vienosti vähän hymyämään. ^_^
Iloista arkistopuuhastelua teille kaikille,
- Jouni
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti