Uusia ulottuvuuksia

Tällä viikolla työni on saanut aivan uusia ulottuvuuksia. Pieneksi lisähommaksi ajateltu tilastojen tekeminen ei ollutkaan mikään erillinen juttu, vaan toi paljon lisää myös muille työni osa-alueille. Alkuperäinen toivomus oli, että tekisin tilastot ottaen huomioon myös hallinnon tarpeita. Heillä ajatuksena oli, että asiakirjoja voisi käyttää jopa työn tuottavuuden mittareina. Kieltämättä tuli mieleen, että "taitaa olla näitä johtajien puheita taas..." mutta idea ei ollut ainakaan ajatuksen tasolla yhtään hassumpi. Ja mikäs siinä, kun on aikaa tutkia tätä eAMS-työtä myös hieman siltä kantilta.

Perusideana oli siis tilastoida hieman laadullisestikin kuinka paljon ja mitä asiakirjoja eri yksiköt tuottavat, muodostaa eri asiakirjoille eri painotuskertoimia, yhdistää ne työajanseurantaan ja sitä kautta saada jonkinlainen käsitys tehdystä työstä. Käytännön toteutuksena ja tavoitteenahan tällainen on (varsinkin harjoittelijalle annettuna) aivan utopiaa, mutta ideana ihan järkeen käypä. Jonkinlaisen raportin tai yhteenvedon laatimisen toivossa aloin tutkia asiaa ja jollain tavalla jopa innostuin tästä näkökulmasta.

Yksi merkittävimmistä huomioista oli asiakirjan rooli todisteena tehdystä työstä. Ihan työntekijänkin näkökulmasta tällainen ajattelu voisi olla mielekäs. Jos työtään voisi ajatella loputtoman kaaoksen hallinnan sijaan aikaansaannoksina, työnteko saattaisi olla mielekkäämpää. Vielä kun aikaansaannoksen saisi kytkettyä johonkin suurempaan kokonaisuuteen ja nähdä helposti oma roolinsa organisaation toiminnassa. Nykyään asiakirjat nähdään vain niinä pakollisina sepustuksina, joita jaetaan kiireesti niitä vaativille. Koskaan ei saa itse nähdä, kuinka paljon niitä oikeasti on saanut aikaiseksi. Päälimmäisenä on vain mielessä, että kun sitäkin ja sitäkin pitäisi vielä tehdä. Joku näkyvä raportti omista aikaansaannoksista, voisi lämmittää yksittäisen työntekijänkin "vuosikvartaalia". Harvoin sitä niin selkeä kuva on, mitä sitä on tullut tehtyä.

Toinen puoli asiasta on tietysti tehostaminen ja tulostavoitteet. Moni ajattelee, varsin perustellusti, että kyse on vain viimeisenkin kahvitauon, oman rauhan ja vapauden riistosta. Sinänsä työnteon raportoinnilla ja johdon tekemillä suunnitelmilla ja linjauksilla ei pitäisi juurikaan olla tekemistä toistensa kanssa. Työntekijöiden pitäisi saada tehdä työtään ja johtajien priorisoida, ohjata ja suunnitella sen työn tekemistä. Valitettavasti olen kuullut ikäviä esimerkkejä työn raportoinnista ei todellisuutta, vaan toimintasuunnitelmaa mallina käyttäen. Tällöin yritetään mielistelyn keinoin olla jotain parempaa, mitä oikeasti ollaan, eikä siitä yleensä ole seurannut mitään hyvää.

eAMSin vision mukainen asiakirjahallinta voisi parhaimmillaan kytkeytyä saumattomasti tähän systeemiin. Silloin se toisaalta tukisi työn organisointia ja seurantaa, ja toisaalta saisi itse tukea samalla logiikalla toimivalta systeemiltä. Asiakirjahallinnasta voisi tulla huomaamaton rutiini muun työn oheen, jolloin myös sen laatu ja merkitys nousisi aivan toiselle tasolle. Mistään ei kuitenkaan ole mitään takeita ja matkalla voi olla ylitsepääsemättömiä esteitä, mutta minä haluan unelmoida kymmenen vuoden päästä työskenteleväni sellaisten järjestelmien parissa.

Toistaiseksi tyydyn vain toivomaan kovasti, että se kuuluisa "muutosjohtaminen" vihdoin toimisi jottei prosesseista ja toimintokoodeista tulisi niitä kuuluisia "kirosanoja" ja toivottomiksi hörhötyksiksi tuomittuja menetelmiä. Minusta kun idea on hyvä, vaikkakin toteutus näyttää todella haastavalta.