Prosessit tuntuvat olevan nyt kaikkialla, eivät ainoastaan eAMS:issa. Ydinprosesseilla kartoitetaan talon toimintojen päämäärää, sisäiset prosessit kuvaavat yksittäisen työntekijän osuuden niissä ja prosessikartoilla saadaan tehtyä kirjanpitoa ja kohdennettua työaikaa. Prosessit ovat vastaus kaikkeen!
Minä jollain tavalla tykkään tästä kirosanasta. Uskon, että tämä uudenlaisen ajattelun opettelu tulee auttamaan meitä tulevaisuudessa. Potentiaalia on paljon, mutta toki vielä jokunen ongelmakin.
Ongelma 1: Prosessikuvauksien tekeminen
Yhtä oikeaa vastausta ei ole ja kuvauksesta riippumatta ne tulevat olemaan aina puutteellisia. Kartoittaminen kuitenkin kannattaa ja kuvauksia tehtäessä moni asia selkiytyy ainakin tekijöille itselleen, vaikka paperille tai määritysten mukaisiksi sitä ei oikein tahtoisikaan saada kirjattua.
Ongelma 2: Työkalujen käyttöönottoa
Prosessikuvauksia voitaisiin käyttää kaiken tekemisen tukena ja jopa lähtökohtana. Niiden avulla työlle tulisi selvä päämäärä ja työn tekemisestä tulisi organisoidumpaa ja helpompaa. Käytön oppiminen ja aloittaminen on kuitenkin erittäin vaikeaa, sillä työkalut ovat vielä lastentautisia ja puutteellisia eikä niille tahdo löytyä testaajia ja kehittäjiä. Muna-kana-asetelma on valmis.
Ongelma 3: Muutos on hidasta
Uudenlainen ajattelutapa ei tunnu luontevalta vielä pitkiin aikoihin. Tekniikka ja teoriat kehittyvät paljon nopeammin kuin varsinaiset käytännöt ja työkulttuuri. Nyt aikataulut tuntuvat kohtuuttomilta ja muutoksia tulee kerralla liian monta. Vaikka kuka toivoisi mitä, meidän ihmisten hitaus näissä asioissa on vakio. Omaksuminen ja ymmärtäminen ottavat paljon aikaa.
eAMS-työ on yksi osa tätä muutosta. Olemme muuttamassa asiakirjahallintoa prosessiohjatuksi. Se on hieno ja tärkeä muutos, mutta tosiasiat huomioon ottaen, siinä mennee vielä hetki. Prosessi-ajattelun ilosanomaa on paljon julistettavana ja sen pohjana olisi hyvä olla jotain konkreettistakin näytettäväksi.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti