Esimerkkiä etsimässä

Nyt minulla on kaksi esimerkkiä.

Toinen on Kieku-hankkeen tiedonohjaukseen tarkoitetut prosessikuvaukset ja
toinen on konsulttimme tekemä asiakirjaluokitteluun tarkoitettu paljon pelkistetympi malli.

Näitä kahta esimerkkiä on mielestäni mahdoton yhdistää ilman, että lopputuloksesta tulee liian yleinen tiedonohjaukseen tai liian yksityiskohtainen asiakirjaluokitteluun. Mutta onko eAMS-työn tarkoituksena tehdä kaksi erillistä mallia vai onko eAMS-työn tarkoituksena kehittää yksi malli, joka palvelisi molempia tarpeita?

Pelkästään SÄHKE2-määritystä ja sähköisen pysyväissäilytyksen lupaa ajatellen eAMS-työ on varsin selkeää. Lainaus SÄHKE2-määräyksestä:

"Tehtäväluokituksen käsittelyvaiheet kuvataan organisaatiossa sille tarkkuustasolle, jonka avulla tehtäväluokittaisten asiakirjatyyppien oletusmetatietoarvojen tallentuminen, täydentyminen ja muuttuminen tietojärjestelmässä voidaan toteuttaa"

SÄHKE2-metatietomallissa toimenpiteen tyyppi (kohta 5.6) eli (ilmeisesti) toimenpiteen kuvaus on määritelty seuraavasti:

”Toimenpiteen luonnetta kuvaava tieto, jolla voidaan ohjata toimenpiteiden tuottamista prosessiohjatusti. Käytetään myös hakuehtona.

Esimerkki mahdollisista arvoista hallinnollisessa prosessissa:
• käsittely/valmistelu
• päätöksenteko
• tiedoksianto/toimeenpano
• oikaisuvaatimus/valitusmenettely
• seuranta/valvonta

Esimerkki mahdollisista arvoista hoitoprosessissa:
• Tulotilanne
• Hoidon suunnittelu
• Hoidon toteutus
• Hoidon arviointi"


Vaikuttaisi, että konsulttimme on tehnyt mallimme juuri tämän mukaan, sillä meidän pilotissamme on käytetty juuri näitä toimenpidetyyppejä. Ja tämä malli voisi ihan hyvin toimiakin niin asianhallintajärjestelmän käyttäjien kuin myös järjestelmän ylläpitäjien näkökulmasta.

Mutta entäs Kieku?

Tämän oivalluksen jälkeen minua kuitenkin jää häiritsemään eilen eAMS-tapaamisessa käsitellyt Kieku-hankkeen prosessikuvaukset. Mikä on niiden suhde ministeriöiden eAMS-työhön?

Kieku-hankkeen prosessikuvaukset ovat hyvin yksityiskohtaisia. eAMS-työn kannalta niissä on aivan liikaa toimenpiteitä, joissa ei synny lainkaan asiakirjoja. Prosessikuvaukset auttanevat paljonkin eAMS:in laadinnassa, mutta rajulta uudelleen muokkaamiselta ei voida välttyä. Asiakirjahallinta tarvitsee yksinkertaisemman ja selkeämmän mallin, jotta loppukäyttäjät osaavat edes jollain tavalla yhdenmukaisesti sijoittaa asiakirjat oikeiden toimenpiteiden alle.

Ajatus on hyvä. Henkilöstö- ja taloushallinnon yhteinen eAMS tarvitaan ja se on järkevää tehdä keskitetysti. Kieku-hanke on kuitenkin eri asia kuin eAMS-työ, eikä esimerkinomaista Kieku-prosessien pohjalta täytettyä SÄHKE2-pohjaa ole vielä näkynyt. Sen näkeminen ja arvioiminen voisi ratkaista monia epäselvyyksiä.

Esimerkkejä ja koordinointia

Nyt mielestäni tarvittaisiin konkreettisia esimerkkejä, mitä ministeriön eAMS-työltä odotetaan. Kaikki tuntuvat tekevän vähän omalla tavallaan ja erilaisin tavoitteiden. Toiset haluavat vain sähköisen pysyväissäilytyksen luvan Kansallisarkistolta, mutta toiset ovat samalla lähteneet koko organisaation voimin uudistamaan tiedonohjausta ja kartoittamaan talon toimintoja. Myös erilaiset järjestelmät ja eri hankkeiden epäluotettavat aikataulut tuovat oman lisänsä työn tekoon.

Selkeä tavoite voidaan saada vain ministeriöiden asiakirjahallintojen, Kansallisarkiston ja VIP:in yhteisen linjauksen tekemisellä. Käytännön työ, määritykset ja valtionhallinnon kokonaisstrategia on linjattava yhteen, ennen kuin työhön voidaan tosissaan ryhtyä. Eilisessä tapaamisessa aistin selvän tarpeen määritellä:

1) mitä eAMS-työltä tarkalleen odotetaan?
2) miltä lopputuloksen tulisi tarkalleen näyttää? ja
3) kuinka työ saadaan järkevästi hoidettua yhteistyössä eri tahojen kanssa?

Kun tavoite on kirkkaana mielessä, on paljon helpompi tarttua työhön ja saada se tehtyä.
Minä tahtoisin ainakin jo aloittaa!