Kokonaisuuden hallitsija

Kun asiat tehostuvat, ne myös monimutkaistuvat. Oli kyse sitten organisaatiosta, ohjelmistosta tai vaikka pankkipalveluista, kaikkien niiden kehittäminen on vaatinut entistä laajempia ja monimutkaisempia ratkaisuja. Mitä suurempia ja monimutkaisempia niistä tulee, sitä harvempi enää hallitsee täysin kokonaisuutta.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että organisaatiossa eivät enää johtajatkaan oikein tiedä, mitä talossa tapahtuu, ohjelmistonkehittäjät osaavat korjata vain tietyn osan ohjelmistosta ja pankkipalveluihin tarvitaan pankkineidin sijaan jo verkkopankin ylläpitäjiä, tietoturva-asiantuntijoita ja erilaisia asiakas- ja tukipalvelijoita. Kaikki osaavat vain oman pienen palansa kokonaisuudesta, mutta eivät aina tiedä ihan, mitä naapuripilttuun kollega puuhaa, puhumattakaan että osaisi merkittävästi auttaa häntä omassa työssään. Omissa hommissa ja osaamisessa kun on kehittämistä jo ihan riittämiin.

Minä haluaisin tulla sellaiseksi kokonaisuuden hallitsijaksi. Ihailen aina omaa isääni, joka on kohta 30 vuotta koodannut samaa ohjelmistoa ja alkaa olla työpaikan ainoita, joilla on edes jonkinlainen käsitys kaikista ohjelmistoon kuuluvasta 3000 eri moduulista. Joskus vain tulee eteen sellaisia ongelmia, että palasia on osattava myös yhdistää ja ymmärtää jotain niiden muodostaman kokonaisuuden toiminnasta. Jos ei tällaista "hallitsijaa" ole, monista kärpäsistä saattaa kasvaa härkäsiä.

Kesällä eAMS-työhön tutustuessani minulla nousi pieni huoli tämän kyseisen kokonaisuuden hallinnasta. Tähän kokonaisuuteen kuuluvat erottamattomasti nykyinen lainsäädäntö, valtion strategiat ja linjaukset yhtenäistämisestä ja sähköistämisestä, yhteisen asiakirja- ja asianhallintajärjestelmä VALDAn toimittaja VIP, Kansallisarkiston tekemät standardit ja sähköiseen pysyväissäilytykseen liittyvät määräykset sekä tietysti ne sadat julkisorganisaatiot, jotka on velvoitettu tähän työhön ja joilla on omat käytännön tarpeet ja toivomuksensa. Olisi välttämätöntä, että edes joku olisi niin hyvin perillä näistä kaikista, että osaisi asiantuntevasti sanoa jotain koko tästä valtavasta kokonaisuudesta, sen toiminnasta ja projektin realistisista kokonaistavoitteista.

Kieltämättä hieman kauhistuttaa tämä maailman meno, missä kokonaisuudet kasvavat niin valtaviksi, että se asiantuntevinkaan ei oikein enää osaa sanoa mitään varmaa. Euroopan Unioni lienee yksi esimerkki, maailman taloutta säätelevät keskuspankit toinen eikä tämä Suomen hyvinvointivaltiokaan ihan niitä yksinkertaisempia rakennelmia taida olla. Mutta ei kai siinä mitään, ihan hyvinhän nämä vielä ovat pystyssä pysyneet, joten kai siellä jotkut tietävät ihan riittävästi jostakin.

Yhdessä sovittua

Keskittäminen ja yhtenäistäminen ovat päivän sanoja, koska tehostamistarpeet ovat suuret ja yhä vähemmällä pitäisi saada yhä enemmän aikaiseksi. Onneksi kaikki näistä uudistuksista eivät ole täysin väkinäisiä, vaan jopa maalaisjärjellä perusteltuja ja tavallisen ihmisenkin ymmärtämää kehittämistä. Eihän kukaan haluaa tehdä jo valmiiksi kertaalleen tehtyä työtä tai keksiä pyörää uudelleen. Tästä maanlaajuisessa yhteistyössä on pohjimmiltaan kyse.

Tällaisissa valtavissa kokonaisuuksissa ja projekteissa on kuitenkin muutamia ylitse pääsemättömiä ongelmia ja yllätys yllätys sitkeimmät niistä ilmenevät siellä, missä inhimillisen työn osuus on suurin. Koneet kyllä osaavat tehdä yhteistyötä ja on vain ajan kysymys koska koodi on kunnossa ja homma lähtee toimimaan, mutta me ihmiset olemme vähän vaikeampia tapauksia. Sellaista ohjelmoijaa ei olekaan, joka saisi sovitettua yhteen meidät, meidän työtapamme ja omat tottumuksemme. Se on meidän tehtävä ihan itse. Sopia toisten kanssa ja sovittaa itsemme yhteisesti sovittuun.

Ihmisten kohdalla on myös vaikeutena ns. "oikean vastauksen" puuttuminen. Tietokone on tyytyväinen, kunhan homma vain toimii halutulla tavalla, oli se sitten toteutettu kuinka monimutkaisesti tahansa. Se rouskuttaa vain menemään eikä kitise ollenkaan. Me ihmiset emme aina tyydy siihen, että homma toimii, vaan mielessä on aina parannusehdotuksia, itselle paremmin sopivia työtapoja ja ajattelumalleja. Aina voisi olla paremmin, eikä koskaan olla täysin tyytyväisiä. Onneksi aika tekee aina tehtävänsä. Jossain vaiheessa tulee kyllästyminen, ei jaksa enää yrittää ja lopulta antaa olla: "okei, kai tää on ihan hyvä sitten, jos kerran...*hiljaista mutinaa*...ihan sama...ei jaksa..." Tällä tavalla ne kaikki muutokset lopulta saadaan toteutettua. Viivytystaistelulla.

Yhteinen tehtäväluokitus ja organisaation sisäisten prosessien määrittely ovat esimerkkejä yhtenäistämisen ongelmakohdista. Tietyn vaiheen jälkeen kyse on vain sopimisesta. Hierarkian alempia tasoja määritellessä ei ole olemassa enää oikeaa tai väärää vastausta, on vain vähän isompia tai pienempiä kompromisseja ja vähän paremmin tai huonommin toimivia tapoja tehdä asioita. Siinä vaiheessa kannattaa ennemmin tähdätä yhteisymmärrykseen kuin optimaaliseen lopputulokseen. Lopulta tärkeintä olisi se, että kaikki kirjaisivat samat asiat saman otsikon alle, yhtenäisesti! Otsikon sanamuodot ovat systeemin kannalta varsin yhdentekeviä, kolmella sanalla kun ei nyt vaan voi kuvata kaikkea tyhjentävästi, kaikkia miellyttävällä tavalla.

Se, mitä yritän tällä kaikella sanoa on se, että myös ihmisten on alettava tekemään entistä enemmän yhteistyötä ja opittava sopimaan asioista yhdessä. On otettava puhelin käteen ja uskallettava soittaa sille naapurikunnan kollegalle ja kysyä, että miten he näitä asioita hoitavat. On pohdittava yhdessä yksikön kanssa, millä koodilla omat työtehtävät kirjataan ja esimiesten on kokoonnuttava yhteen vaihtamaan kokemuksia ja sopimaan uusista koko organisaatiota koskevista käytännöistä. Tiedon on kuljettava ja muutoksista on osattava sopia yhdessä, hyvässä ja rakentavassa hengessä. Enää kun ei kukaan voi antaa oikeita vastauksia ylhäältä päin, vaan niitä on luotava yhdessä ja sitouduttava yhdessä sovittuun.

Keskittäminen ja yhtenäistäminen koskee siis myös ihmisiä. Myös ihmisten on muututtava. On opittava avoimuuteen, tiedon jakamiseen, ääneen ihmettelyyn ja yhdessä sopimiseen. Kohta kun työkavereita on kaikkialla, kaikki tekevät töitä yhteisessä hallinnossa ja yhteisten päämäärien eteen.

Henkilökohtainen arkisto

Muuttaessa sitä aina miettii tätä tavaran määrää. Vaikkei tietääkseen oikein mitään tarvitse, ei henkilöauto tahdo riittää edes kalustetusta solusta pois muuttaessa. Mikro, imuri, stereot ja rinkallinen vaatteita. Pieni lisäpöytä, pari mattoa, sänkypeitto ja tyyny. Ja sitten niitä pikkutavaroita, kuten papereita, CD-levyjä ja kirjoja. Onhan siinä jo moneen tarpeeseen.

Mutta sitten muistaa kotiin tullessaan, että nehän olivat vain ne huolella tähän tarkoitukseen valitut yksilöt kokonaisesta omasta sarjastaan. Kaikkea löytyy lisää. Oma kahvinkeitin, oma kirjahylly, oma toimistotuoli, oma sohva...ja kuinkas paljon niitä "pikkutavaroita" onkaan kertynyt. Hyllyt ovat täynnä CD:eitä ja kirjoja, laatikot on aikoinaan täytetty tärkeillä papereilla ja muistoja on joka puolella. Mutta onkohan nämä kaikki ihan niin tärkeitä? Jos tuli polttaisi kaiken pois, mitä sitä oikeasti jäisi kaipaamaan. Ainoastaan sitä tuttujen tavaroiden tuomaa turvaa?

En voi olla ajattelematta tätä kaikkea ympäröivää omaisuuttani eräänlaisena arkistona. Tai paremminkin oman elämäni pysyväisnäyttelynä. Varsinkin nyt kun omaa pysyvää kotia ei ole, vaan tavarat ovat täällä vanhempieni luona. Mitä kaikkia asiakirjoja ja esineitä siihen kuuluukaan? Mitä oikeasti haluaisin nostaa esiin elämästäni? Ja kuinka hieno siitä voisikaan tulla...

Ehkä elävä ihminen ja hänen kertomat tarinansa voittavat kaikki tuollaiset näyttelyt mennen tullen, mutta ajatus henkilökohtaisesta arkistosta ja oman elämän todentamisesta on mietityttänyt minua aikaisemminkin. Itse asiassa koneeltani löytyy vieläkin kandiseminaariin kantamani luonnos henkilökohtaisen arkitiedonhallinnan tutkielmasta.

Luulisi tämän yksilökeskeisyyden, tiedon määrän valtavan kasvun ja sähköisen tietojenkäsittelyn johtavan joskus siihen, että kaikista meistä jäisi jonkinlainen arkistokappale hautausmaan lisäksi myös toisenlaiseen päätearkistoon. Pelkästään kaikki meistä automaattisesti kerätyt tiedot yhdistämällä saisi jo varsin kelvollisen rungon, ja siihen vähän lisäisi Facebookia ja iPhotoa, niin olisihan siinä jo elämä!

Suurin rajoite taitaa olla kuitenkin oma kiinnostuksemme. Kun oman rahankäyttömmekin pidämme mieluummin hämärän peitossa, ei kymmeniä kadonneita ihmissuhteita tai työhön hukkuneita vuosia haluta muistella kokonaisuutena. Yksittäiset ilon hetket ja ulkomaanmatkat riittävät oikein hyvin. Eihän tässä nyt sinänsä mitään tarvetta ole muistaa tai pystyä analysoimaan mennyttä paremmin, vaikka mahdollistahan se toki olisi...

Toinen ongelma on oman elämän kartoittamiseen ja asioiden yhdistelyyn kuluva aika. Vielä ei ainakaan ole ohjelmaa, joka tekisi pohjia ja auttaisi täydentämisessä, puhumattakaan verkkoyhteisöiden hyödyntämisestä. Mutta ehkä siitäkin saadaan joskus kannattava bisnes aikaiseksi. Minä voisin ainakin kehittää sellaista työkseni :)

Syksyn aikana voisi kehitellä ajatusta inventoimalla omaa omaisuuttaan. Seuloa kaikkia turhia papereita pois ja kerätä yhteen kaikkea kiinnostavaa, mikä on unhoittunut jo kaiken alle. Miettiä samalla tätä arkistoinnin merkitystä ja mielekkyyttä. Saa nähdä mitä siitäkin sitten tulee vai tuleeko ollenkaan, mutta lupaan kertoa mahdollisista kokemuksistani teillekin.

Sähköinen pysyväishaku

Tämän kesän aikana olen moneen otteeseen miettinyt (ja myös selvittänyt) päätearkistojen tiedonhakua. Minua on askarruttanut eri aineistojen yhteensovittaminen yhdeksi isoksi arkistoksi sekä niiden saatavuuden ja tiedonhaun turvaaminen. Toimivatko kaikki kansallisarkistoon aineistojansa toimittavat arkistot todella niin samoilla periaatteilla, että ne yhdistyvät ongelmitta yleisiin käytäntöihin. Kun organisaation omat tavat ja toimintakulttuuri eivät voi periytyä aineiston mukana, jäljelle jäävät vain arkistoluettelot, diaarit ja muu aineistosta kertova kirjallinen materiaali. Arkistonhoitajien aineiston tuntemus ja muu hiljainen tieto, kun eivät ole enää käytettävissä.

Tämä sama kysymys nousee uudelleen esiin sähköisen pysyväissäilytyksen yhteydessä. Miten voimme turvata, että sähköinen asiakirja-aineisto on käytettävissä myös alkuperäisen järjestelmän ulkopuolella? Ei voi olettaa, että järjestelmän toimittaja jatkaa vanhan version ylläpitoa loputtomiin tai vielä vuosikymmentenkin päästä olisi yhteensopivia formaatteja ja
laitteita. Olennainen tieto on siis määritettävä ja tallennettava standardoituun formaattiin.

Sähke2-standardi on juuri sitä varten. Monimutkaisten metatietomallien takana on tarkoitus, joka valtiolla kulkee nimellä SAHA. Asiakirjahallintoa koskee erityisesti sähköinen säilytyspalvelu VAPA, johon pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot voidaan siirtää. Sieltä ne sitten pitäisi löytyä vielä sadankin vuoden päästä. Myös metatiedot pitäisi olla paikallaan ja niihin liittyvät hakutoiminnot olla käytettävissä myös VAPA:n vuoden 2100 versiossa :)

Asiakirjahallinnan tulevaisuutta voi pohdiskella myös Steve Baileyn pilvipalvelu ajatusten valossa (kiitokset vinkistä Pekalle) ja Arkistolaitos esittelee samaa asiaa myös webcast-muodossa.

Semanttinen web nykyään

Sain reilu vuosi sitten valmiiksi kandin työni Semanttisesta webistä. Tänään se putkahti taas jostain mieleeni ja ajattelin katsoa, miten tutkimani tekniikat ovat kehittyneet ja olisiko jo jotain käyttökelpoistakin kehitetty.

Semanttisen webin sanastotyökalu Poolparty oli mennyt paljonkin eteenpäin.
Tässä muutama video sen ominaisuuksista:
Johdatus työkalun käyttöön
Linked Datan hyödyntäminen
Semanttinen asiasanoitus

Parin vuoden päästä meillä saattaa olla taas jo ihan uudenlaisia mahdollisuuksia, kunhan tekniikat saadaan vakiinnutettua ja tavallisetkin käyttäjät pääsevät testailemaan.
Tai onhan Googleen vähän aika sitten ilmestynyt sivupalkki jo melkein semanttinen moninäkymähaku...

Toiminta -> Tieto -> Tietojärjestelmät -> Tekniikka

Juttelin eilen kollegani kanssa erilaisista järjestelmäuudistuksista ja kuinka niitä lähdetään toteuttamaan. Muistin yhden tänä kesänä oppimani yksinkertaisen tiedonhallinnan periaatteen

"Tiedonhallinta edustaa rajapintoja toiminnan sekä tietojärjestelmien ja -tekniikan välille. Tiedonhallinnon suhde varsinaiseen toimintaan sekä tietojärjestelmiin ja -tekniikkaan tulee esille kokonaisarkkitehtuuriajattelun mukaisessa rakenteessa:
Toiminta -> Tieto -> Tietojärjestelmät -> Tekniikka"

Eli suomeksi sanottuna tiedonhallinnan pitäisi lähteä aina toiminnasta, siinä tuotetusta tiedosta, jota käsitellään tietojärjestelmissä, joiden rakentamiseen tarvitaan tekniikkaa

Kaikki tietohallinnon toiminta tulisi siis perustua toiminnasta nouseville tiedon hallintaan liittyville tarpeille. Vasta kun tarve on kartoitettu ja tiedetään, minkälaisesta ongelmasta on kyse, voidaan sitä alkaa ratkaisemaan. Sen jälkeen mietitään, mitä keinoja on käytettävissä, mikä nykymaailmassa johtaa usein kysymään: miten erilaiset tietojärjestelmät voisivat auttaa meitä

Tietojärjestelmät ja tekniikka eivät kuitenkaan itsestään ratkaise ongelmaa, vaan niitä on osattava käyttää tarkoituksenmukaisesti. Tiedonkulun ja viestinnän ongelmia ei ratkaista ostamalla uusi intranet ja työryhmäohjelmisto. Ensin pitäisi olla tarve viestiä uudella ja monipuolisemmalla tavalla. Ymmärtää, miksi sitä pitäisi tehdä ja miten uusi järjestelmä muuttaa tilannetta. Vasta kun on halu käyttää järjestelmää, sinne alkaa ilmestyä sisältöä, sen toimintoja hyödynnetään työnteossa ja se alkaa toimia tarkoituksen mukaisella tavalla.
Liian usein kuitenkin törmää tilanteisiin, joissa on piirteitä tämän kaavan rikkomisesta ja pahimmassa tapauksessa kokonaan ympäri kääntämisestä:

Tällöin kaava kuuluu:
Tekniikka -> Tietojärjestelmät -> Tieto -> Toiminta

Eli suomeksi sanottuna tietohallinto tutkii kaikenlaisia uusia järjestelmiä ja niiden ominaisuuksia yrittäen löytää sieltä tekniikkaa, josta voisi olla iloa työntekijöille. Mitään sen laajempaa kartoitusta ei tehdä organisaation toiminnasta ja työntekoon liittyvästä tiedosta, vaan asennellaan ja otetaan käyttöön vain uutta tekniikkaa, jota ihmisten toivotaan sitten ottavan käyttöön jossain vaiheessa.

Mielestäni tällaisissa asioissa mitataan tietohallinnon pätevyys. Asianmukainen koulutus tuo näkökulmaa asioihin ja estää kaikenlaisten uusien tuulien sotkemasta perusajattelua. Loppujen lopuksi on kyse vain "työnteon tukemista tiedon hallinnan avulla". Laajempi kartoitus ja ymmärrys on aina tarpeen, tukea kun voi antaa niin monella niin monella muullakin tavalla kuin tekniikkaa kehittämällä. Vaikkakin myönnettäköön, että siitä on useassa tapauksessa apua ja iloa aivan ylivoimaisen paljon.

Verkkolevyt kiinni

Verkkolevyt ovat yksi tieto- ja asiakirjahallinnon suurimmista vitsauksista. Ne aiheuttavat aina ongelmia, ovat sekaisin eikä mitään hyviä käytäntöjä tai ohjeistuksia niiden hallitsemiseksi ole olemassa. Kansiorakenteet lähtevät käsistä viimeistään hierarkian kolmannella tasolla. Tiedostojen nimille pitäisi yhtä aikaa itkeä ja nauraa. Ja entäs luonnosten versiointi, vanhentujen ja turhien tiedostojen seulonta, kaksoiskappaleet, olemattomat kuvailut ja hakuominaisuudet tai asiakokonaisuuksien hahmottaminen... Mahdotonta.

Mutta ei niille kuolemantuomiotakaan oikein voi langettaa. Jos ei ole parempaa tarjolla, on mentävä niillä mitä on. Enkä tiedä olenko vain huono tietohallinto-ihminen, mutta en itsekään haluaisi luopua niistä. Se helppous, nopeus ja vapaamuotoisuus on vain niin parasta. Luoda uusi dokumentti, heittää joku nimi ja kansio sille ja se on siellä. Ei mitään monivaiheisia luontiprosesseja tai ylivaikeita luokitteluita, vaan pääsee suoraan asiaan.

Asiakirjahallinnon kannalta tilanne on helpompi. On vain valmiita asiakirjoja, joille on paljon helpompi löytää oma paikkansa kuin ensimmäiselle luonnokselle, joka liittyy vähän kaikkeen. Kaikkea ei vaan voi tehdä niin suunnitelmallisesti alusta asti. Tämän eAMS-työni aikanakin lopulliset dokumentit ovat hahmottuneet vasta ihan loppupuolella. Luonnoksia on ollut paljon ja loppuviimein on ollut ihan yhdentekevää, millä hiekkalaatikolla olen niitä kehitellyt. Ja verkkolevy on varmasti ollut se helpoin ja nopein.

Tiedän kyllä, että dokumentinhallintajärjestelmät ovat nykyään kehittyneitä ja sielläkin on lupa leikkiä rauhassa. Mutta voi vain kuvitella, kuinka vaikea tavallisen työntekijän on siirtyä käyttämään järjestelmää, jota tietohallinnon ammattilaisena en mielellään käytäisi itsekään. On ristiriitaista vaatia muilta jotain, mihin ei pysty itsekään. Käskeä toista ja tehdä itse toista.

Ikävä kyllä tältä muutokselta ei voi enää kauaa välttyä.
Vai onnistuisikohan muistitikulle salaa tallentaminen vielä senkin jälkeen...? ;)

Metatietojen tarkoitus (osa 2)

Kun tavalliselle työntekijälle sanoo sanan "metatiedot", oletettavasti yksi ensimmäisistä mielleyhtymistä hänellä on jonkinlainen metatieto-välilehti. Tiedättehän niitä lukuisia pakollisia kenttiä, joihin pitää laittaa jotain ennen kuin asiakirjan saa kirjattua järjestelmään. Niiden tarkoituksesta ei välttämättä ole ihan tarkkaa tietoa, mutta tehdään niin kuin käsketään ja aina niihin jotain keksitään.

Mielestäni varsin suuri osa metatiedoista on sellaisia, jotka lisätään varmuuden vuoksi sen kummemmin miettimättä. Periaatteena on usein: "mitä enemmän sen parempi". Enkä kiistä sitä etteikö niistä voisi olla joskus hyötyä tai sitä ei pitäisi tehdä, mutta mielestäni joskus olisi syytä pysähtyä miettimään metatietoja myös niiden hyödyntämisen näkökulmasta.

Suosikkiesimerkkini tästä aiheesta on asiasanojen käyttö. Asiakirjahallinnossa asiasanoitus on käytännössä sosiaalisen median suosimaa "taggaamista". Virkamiehet eivät paljon asiasanastoista ymmärrä, vaan sanoja käytetään varsin vapaasti eli epäyhdenmukaisesti. En tiedä kuinka monissa organisaatioissa edes huomataan opettaa niiden käyttöä tai nähdään sitä edes tarpeelliseksi. Virkamiehet nyt ainakin ovat vastaan. Hidastaahan se aika tavalla, jos välillä pitää Vesalla (tai organisaation mahdollisella omalla asiasanastolla) vierailla tarkistelemassa.

Ja kuinka suuri asiasanoituksesta saatava hyöty edes on? Jos luokittelukin tuntuu olevan liian vaikeaa, niin eikö asiasanoitus ole jo vähän liikaa vaadittu? Silti kyseinen kenttä löytyy jokaisesta itseään kunnioittavasta asiakirjajärjestelmästä. Sieltä se katsoo syyttävästi käyttäjää, sanoja sisällökseen vaatien.

Viime vuonna kesätyönäni oli yhdenlaisen asiasanaston ja luokituksen laatiminen. Sitä työtä tehdessäni huomasin, kuinka samanalaisia asioita sekä luokitus että asiasanoitus pohjimmiltaan ovat. Luokitus on kaiken pohjana ja määrää niteelle tai asiakirjalle yksiselitteisen paikan hierarkiassa, jonka lisäksi se sijoitetaan kuvailun tarkentamiseksi asiasanojen avulla useisiin muihin luokkiin. Asiasanasto luo siis yhdenlaisen luokitusjärjestelmän, josta voi hakea/selailla asiasanojen luomien luokkien perusteella.

Monissa blogeissa käytetään myös asiasanoituksen kaltaista taggaamista (labels). Ensimmäisessä blogissani sitä tuli kokeilluksi, mutta jo muutaman kirjoituksen jälkeen se alkoi tuntua turhalta. Eivät ne muodostaneet mitään järkeviä kokonaisuuksia tai auttaneet minua millään tavalla. Ja kun niiden tarkoitus ei ole minulle vieläkään selvinnyt, olen jättänyt ne täyttämättä, ihan hyvällä omalla tunnolla.

On harmillista, että metatietoja täytetään turhaan tai huolimattomasti vain koska ei ymmärretä niiden merkitystä. Jos niitä osattaisiin käyttää monipuolisemmin, myös itse kuvaileminen sujuisi sujuvammin. Nykyään tietysti päästään varsin hyviin tuloksiin pelkillä koneen keräämillä ja taitavasti hyödyntämillä (hakukoneet ja lajittelu), mutta asiasanoitus ja luokitus ovat edelleen korvaamattomia taitoja. Niitä kone ei tule koskaan osaamaan yhtä hyvin. Inhimillinen kuvailu on ainoa keino muodostaa suhteita ja kokonaisuuksia asiasisällön perusteella. Tekniikka on hyvä tuki, mutta kaikkiin metatietoihin ei sekään pysty.

Asiakirjahallinnon inhimillisyys (osa 2)

Suunnitelmat ovat tarpeellisia. On hyvä miettiä vähän etukäteen, mitä ja miten tulisi tehdä. Suunnata toimintaa, tehdä linjauksia ja tiettyjä päätöksiä. Sitten voi vaan mennä ja tehdä, kun ei tarvitse enää juuri miettiä. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Niinhän se pitäisi mennä. Mutta kun ei lähellekään aina mene niin...

Yksi eAMS-vision ihanteista olisi kuvaus asiakirjoja tuottavista toimintoprosesseista. Kuvausten avulla saataisiin tallennettua tiedot prosessin kulusta ja sen eri vaiheissa tuotetuista asiakirjoista. Prosessi on kuvattu etukäteen ja sen yhteyteen on määritelty eri asiakirjoista kerättävät ja niille annettavat (oletus)metatiedot. Eli ihannetapauksessa voisi prosessia ihailla jälkeenpäin vaihe vaiheelta ja samalla selailla sen tuloksena syntyneitä asiakirjoja.

Valitettavasti käytäntö on monesti suunnitelmia ihmeellisempää. En vain usko, että monestakaan prosessikuvauksesta saataisiin niin yleispäteviä, että ne oikeasti toteutuisivat aina saman kaavan mukaan. Työnteko ei vaan ole niin suoraviivaista ja yksiselitteistä kuin konsultit ehkä toivoisivat. Ja mitä tehdään silloin, kun kaava ei toimi ja joudutaan poikkeamaan suunnitellusta?
Lisätäänkö väliin uusi toiminto ja keksitään itse suunnittelematta jääneet metatiedot?

Kollegani esimerkki "sotkun selvittämis prosessista" on mielestäni hyvin osuva. eAMSiin pitäisi määritellä erikseen liitettävä toiminto kaikelle ennalta arvaamattomalle. "Inhimillinen erehdys", "hukkunut asiakirja" tai "unohdus". Jokerikortti, johon voisi merkitä kaikki "yllätyksestä" seuranneet tapahtumat ja niiden yhteydessä tuotetut asiakirjat ylös. Vai olisiko parempi vain kaunistella totuutta ja jättää moiset koukerot merkitsemättä? Sijoittaisi välttämättömät asiakirjat vain jonnekin sinne ja jättäisi häpeissään loput pois.

Tämä ongelma ei koske pelkästään meidän alaa, vaan kaikkea missä olisi joskus tarpeellista oikoa vähän asioiden helpottamiseksi. Työtunteja on helppo raportoida projektisuunnitelman mukaisesti, vaikka totuus olisi jotain aivan toista. Luentopäiväkirjaan voi keksiä hieman lisää kuukausia sitten ajateltuja ajatuksia. Ihan vain ylimääräisten vaikeuksien välttämiseksi. Eihän kenelläkään ole kuitenkaan mahdollisuutta tarkistaa, miten asiat oikeasti ovat.

Oikeastihan meidän pitäisi olla vain "koneita", jotka tallentavat tapahtumia mahdollisimman tarkasti juuri niin kuin ne tapahtuivat. Mutta olemme ihmisiä ja työmme vaatii inhimillistä ajattelua. Ja loppujen lopuksi on hyvin suhteellista, mikä on "riittävän tarkasti" tai "asianmukaisella tavalla". Kyllähän me kaikki tiedämme, ettei se elämän todellisuuden hyväksyminen helppoa ole. Aina on niin puutteellista, aina voisi olla paremmin. Sen kanssa on nyt vain ihmisenä elettävä.

Metatietojen tarkoitus

Sähköisten asiakirjallisten tietojen hallinta on ennen kaikkea metatietojen hallintaa. Asiakirjojen ollessa muodoltaan paperiarkin sijaan jono bittejä, niiden käsittely on tavallaan myös hankalampaa. Ei ole enää mitään konkreettista tietyssä paikassa. On järjestelmä, jonka avulla haluttu asiakirja saadaan haettua esiin tietokoneen ruudulle. Ja jotta järjestelmä osaisi tehdä sen helposti ja varmasti joka kerta, järjestelmälle on kerrottava paljon tietoja. Niitä metatietoja.

Ihminen kerää metatiedot asiakirjasta huomaamattaan. Vaikka tarvittava kuitti tai lasku olisi kotona kuinka hukassa, jossain sen muistaa nähneensä ja joistain paikoista sitä lähtee vaistomaisesti etsimään. Miten osaamme tehdä sen? Mistä tiedämme etsiä sitä joistain tietyistä paikoista?

Sama on asiakirjojen kanssa. Asiakirjan laatija tietää asiakirjastaan paljon, kirjaamossa paperia hypistellyt kirjaaja muistaa mahdollisesti koska ja mihin luokkaan se on kirjattu, asiakirjoilla on omat paikkansa hyllyissä ja kansioissa ja paperin on aina siellä mihin se on laitettu. Aina on muistikuvia, oletuksia, rutiineita ja tapoja, joiden avulla asiakirja lopulta saadaan haettua esiin.

Tietokoneiden maailmassa asiat ovat aivan toisin. Järjestelmässä metatiedot eivät kerry itsestään. Tietokone ei kerää yhtäkään tietoa huvin vuoksi ja omin päin, vaan sille on väännettävä kaikki siitä kuuluisasta rautalangasta. Jokainen itsestäänselvyyskin on opetettava, sillä kone ei myöskään osaa soveltaa tai luoda mitään uutta. Korkeintaan laskea ja yhdistää ennaltamäärätyllä tavalla.

Totta kai myös kovalevyillä ja järjestelmissä on "paikkoja". Käyttäjä muistaa, mitä toimintoja on tehnyt asiakirjan kanssa järjestelmässä ja järjestelmä tarjoaa monia eri tapoja etsiä tietoja ja "penkoa paikkoja", mutta mitään konkreettista ei ole. On vain tietokone ja järjestelmä. Ja jos haluttua tietoa ei saada näkyviin näytölle tai tulostettua paperille, sitä ei ole tasan missään muuallakaan. Että järjestelmän olisi ihan syytä toimia sitten.

Hieman minuakin arveluttaa. Jättää nyt kaikki koneen hoidettavaksi ja koko aineisto hänen vastuulleen. Eikä sekään, jos ne asiakirjat voisi tonkia käsin sitten jostain kovalevyn kansiorakenteesta omalta tehtäväluokituksen mukaiselta paikaltaan. Tietäisi, että sieltä ainakin saisi ja se ainakin toimii. Mutta epäilenpä ettei moiseen hätävarjelunliioitteluun tai vanhanaikaisiin ratkaisuihin uusissa hienoissa järjestelmissä sorruta.

Mutta sitten olisi kyllä uuden hienon järjestelmän oikeasti syytä toimia.

Asiakirjahallinnon inhimillisyys

Luin tässä taannoin eräästä eAMSia koskevasta raportista:

”[Tulevaisuudessa] käyttäjien (esim. asiakirjan laatijan tai vastaanottajan) vastuulla ei ole tehdä päätöksiä tai tulkintoja valittavista metatietoarvoista”

Tämä herätti minussa paljon epäilystä ja olen jopa vastaan tällaista ajattelua. On erittäin hyvä, että eAMSin ja sähköisen asiakirjahallinnon myötä saadaan paljon automaattisesti tallennettavaa metadataa, mutta kokonaan valinnoista ja tulkinnoista eroon pääseminen on mielestäni huono päämäärä.

Niin houkuttelevaltakin kuin itsestään täydentyvät metatiedot kuulostavatkin, ei tilannekohtaisesta tulkinnasta päästä eroon noin vain. Tietokoneet ja hienot suunnitelmat auttavat monella tavalla, mutta tilannetajua niillä ei ole. Ja tuskinpa Semanttisen Webin myötäkään siihen kummoista muutosta tule.

eAMS on suunnitelma, joka antaa suuntaviivat asiakirjan metatiedoille ja sen käsittelylle. Valitettavasti kaikkea ei voi suunnitella ja nähdä etukäteen. Kaikki tilanteet eivät taivu ennalta valettuun muottiin eikä kaikille asiakirjoille löydy omaa kohtaa arkistonmuodostussuunnitelmasta. Usein on tarpeen osata soveltaa hieman sääntöjä saadakseen asiakirja oikeaan yhteyteen. Vielä tulevaisuudessakin on asiakirjojen kanssa työskentelevän ymmärrettävä, mistä asiakirjahallinnossa on kyse. Tuntea periaatteet, taustaa ja tarkoitusta. Pelkkä järjestelmän käyttö ei riitä.

Täysin itsellään pyörivä asiakirjajärjestelmä on myös jonkinlainen kauhuskenaario. Siinä tasaisin väliajoin salaiset asiakirjat määrittyvät julkisiksi ja pysyvästi säilytettävät tuhoutuvat itsellään. Ja voi vain kuvitella kuinka yhdentekevää onkaan sisältö, joka ei inhimillistä käsittelyä kaipaa. Jos ei ketään kiinnosta, miten aineistoa käsitellään, en usko että sen säilyttäminenkään on niin tärkeää.

Pienen ihmisen asialla

Asiakirjahallinto sijoittuu organisaatiossa aina tukipalveluihin. Meidän työmme ei sinänsä tuota mitään, mutta meidän avullamme on mahdollista tuottaa enemmän. Asiakirjahallinto ei siis ole koskaan itse tarkoitus, mutta monessa mielessä se on välttämätöntä "oikean työn" tekemiseksi.

Luonnollisena jatkona tälle ajatukselle olisi filosofinen pohdinta "oikean työn" olemuksesta ja kaiken työn perimmäisestä tarkoituksettomuudesta, mutta sen sijaan haluaisin suunnata katseen asiakkaisiimme, organisaation työntekijöihin. He ovat niitä, joiden työntekoa meidän on määrä tukea ja joiden työn (rahallisesta) tuotosta mekin osamme saamme. Minun tapauksessani he ovat yhteiskunnallisesti tärkeitä lausuntoja ja päätöksiä tekeviä virkamiehiä, mutta ihan yhtä hyvin he voisivat olla myyntimiehiä tai rakennuttajia.

Yksi merkittävä syy, miksi pidän tästä alasta, on ihmisten auttaminen. Kouluttaudun auttamaan ja tukemaan ihmisiä heidän työn teossaan. Hallitsen arvokkaita periaatteita, osaan suunnitella järjestelmiä ja opettaa työntekijöille käytäntöjä, joiden avulla on mahdollista vähentää ylimääräistä säätämistä ja keskittyä varsinaisen työn tekoon. Tai se tässä käsittääkseni on ideana. Ja kuten tiedätte, palkaksi saa aina kukkia ja kiitosta.

Ikävä kyllä tämä ajatus häviää helposti loputtoman pitkiin projekteihin, arjen rutiinikaaokseen ja vain ongelmina ilmentyviin tarpeisiin. Harva kaipaa tai tulee kiitelleeksi, kun kaikki toimii ja hieno uusi järjestelmä on saatu lopulta käyttöön ja uudet toiminnot ovat käytössä. Joskus tuntuu, että olemme vain jatkuvasti pettävä osa-alue, joka liitetään aina vain ongelmiin ja toimimattomuuteen. Silloin on tärkeä edes itse muistaa ja huomata, kuinka tärkeää on että on joku joka ratkaisee nämä ongelmat ja kehittää uusia ratkaisuja niiden välttämiseksi tulevaisuudessa.

Jopa eAMSin kaltaisessa "ikuisuusprojektissa" olisi hyvä muistaa, että perimmäinen syy uudistuksen tekemiseen on ihmisten auttaminen eikä määritysten täyttäminen tai strategian toteuttaminen. Ja vaikka ihmisten kiitollisuus hävinnee monien vastoinkäymisten myötä, lopulta heidän etujaan me tässä ajamme. Vai mikä tarkoitus on uudistuksella, joka pohjimmiltaan vain vaikeuttaa työntekoa tai ratkaisulla, joka ratkaisee ongelman, jota ei edes ole?

Ei kiusattaisi, vaan autettaisi.
Ja sanottaisiin jyrkkä "Ei!" uudistuksille, joille ei ole työntekijöiden mielestä edes tarvetta.

Paperiaineiston kohtalo

Tällä viikolla olen päässyt tekemisiin oikean arkiston ja oikean (paperi)aineiston kanssa. Se on erilaista. 300 hyllymetrin kokoisen aineiston liikuttelu, lajittelu, kuvailu ja siitä hakeminen ei ole pelkkää toimistossa näpyttelyä, puhumattakaan niistä isommista.

Tässä vähän aika sitten totesin, ettei ehkä kukaan halua oikeasti tietää mihin työntekijöiden tunnit menevät ja kuinka suuri osa työstä on pelkkiä tukitoimenpiteitä ja suunnittelmia. Nyt sama ajatus tuli arkistoista. Kukaan ei ehkä oikeasti halua tietää, kuinka suuri osa arkiston aineistoista on sarjojen ulkopuolista, heikosti luetteloitua, vaikeasti selailtavaa ja osittain täysin tuntematonta "epämääräistä aineistoa".

Ihan hyvin, ja ehkä paremminkin, tunnumme pärjäävän ilman tuota tietoa. Ei siis lisättäisi suotta tuskaa.

Kun nykyiset arkistonhoitajat eläköityvät ja uusi sukupolvi saa vastuulleen nämä aineistomassat ja sähköinen pysyvyäissäilytys valtaa alaa, herää monia kysymyksiä näiden aineistojen käytöstä.

- Riittääkö työn jatkajilla oikeasti mielenkiintoa tutustua "omaan" aineistoonsa ja innostua tarjoamaan löytämiään aarteita myös muiden käyttöön?
Vai tuhotaanko kaikki selkeiden sarjojen ulkopuolinen aineisto ja samalla menetetään ehkä historian tarinoiden kertomisen kannalta se elävin ja mielenkiintoisin aineisto?

- Jääkö aineisto arkistoon vain odottamaan aika ajoin tapahtuvaa seulontaa tai satunnaisen tutkijan vierailua?
- Toivooko arkistonhoitaja ennemmin, että joku pyytäisi hakemaan aineistosta ja osoittaisi näin mielenkiintoa hänen aineistoaan kohtaan, vai että hän saisi rauhassa keskittyä muiden töiden tekemiseen, eikä kukaan edes muistaisi paperiarkiston olemassaoloa?

- Pyritäänkö mahdollisimman suuri osa aineistosta siirtämään päätearkistoihin ja sitä kautta päästä eroon organisaation omasta arkistosta?


Enhän minä näistä asioista sinänsä mitään tiedä enkä alaa tunne, mutta kunhan ihmettelen. Näin "ulkopuolisen" silmin moni asia vaan epäilyttää ja monilla "vielä ulkopuolisemmilla" näitä kysymyksiä riittää vieläkin enemmän!

Erityisesti "uuden sukupolven" vastaukset ja mielipiteet kiinnostaisivat minua kovasti.

Apua nykyisestä AMSista?

Jos jotain apuvälineitä voisi kuvitella eAMSin tekemiseen, ensimmäisenä mieleen tulee se "nykyinen AMS". Olen tulostanut meiltä pari pääryhmää ihan kokeeksi ja vähän kartoittanut, mitä niistä löytyy ja miten niitä voisi hyödyntää uuden eAMSin teossa. En tunne niin hyvin talon tapahtumia, että osaisin arvioida nykyisen AMSin paikkansapitävyyttä, mutta paljon siellä on asiaa ja valmiiksi mietittyjä juttuja.

Tarkoituksenani oli yksinkertaisesti selvittää, kannattaako / onko mahdollista kääntää nykyinen AMS suoraan eAMSiksi vai kannattaisiko aloittaa ihan puhtaalta pöydältä ja käyttää sitä vain tukena ja vertailukohtana. Tämä on yksi niitä kysymyksiä, joihin en ole saanut selkeää vastausta.

Toisaalta AMS voisi kääntyä eAMSiksi aika kivuttomastikin. Asiakirjojen / tehtäväluokkien ympärille on suhteellisen helppo hahmotella toiminnot, yhden tai kaksi käsittelyvaihetta ja vain sijoittaa asiakirjat ja niiden jo olemassaolevat metatiedot uuteen pohjaan. Mallit "vireilletulo - käsittely - päätös - tiedoksianto" ja "saapunut lausuntopyyntö - lausunnon laadinta - valmis lausunto" toimisivat monessa kohtaa mielestäni aivan kelvollisesti. Muutaman tällaisen mallin laatimalla, koko AMSin läpikäymisellä ja uuteen pohjaan kirjaamalla saisi varsin mekaanisella työllä varsin kelvollisen pohjan eAMSille. Sitä sitten vain tarkistettaisiin ja täydennettäisiin nykyisiä toimintoja vastaavaksi.

Jotenkin vain tuntuu, että tällainen "konvertointi-menetelmä" ei täytä ihan kaikkia eAMS-työlle asetettuja toiveita ja vaatimuksia. Muun muassa edellisissä kirjoituksissa visioimani oman työn seuranta ja raportointi jäisivät toteutumatta. Juuri mikään ei muutu, jos palikkaprosessit nähdään vain hieman uutena tapana luokitella asiakirjoja. Lupa sähköiseen pysyväissäilytykseen ehkä saataisiin, mutta eikö tarjolla olisi jotain parempaakin.

Vaihtoehtona näkisin organisaation prosessityöhön pohjautuvan, menneisyydestä irroittautuneelta tuntuvan eAMSin. Kun kerran prosessiajattelua työnnetään muualtakin, niin sitä voitaisiin hyödyntää enemmän myös asiakirjahallinnossa. Kun työntekijät oppivat ensin raportoimaan työaikansa prosessien perusteella, seuraava luonteva askel olisi työnsä raportoiminen prosessissa tuotettuina asiakirjoina. Mutta tällöin ei saisi enää tulla mieleen vanha arkistointi ja asiakirjojen luokittelu -rutiini, vaan että tämä olisi nyt jotain uutta ja hienompaa.

Tämä vaatisi kokonaan uuden prosesseihin pohjautuvan toimintojen luokituksen (vrt. tehtäväluokitus) ja niissä luotavien dokumenttien kartoittamisen. Niitä sitten tallennettaisiin prosessin alle niin paljon kuin suinkin ja lopulta valittaisiin säilyttämisen arvoiset otokset arkistoitavaksi, todisteeksi toiminnasta. Työ on suuri, mutta oikeastaan vanhaan AMSiin tukeutumisesta on vain haittaa. Tarkistella ja vertailla voi ja tietoja kopioida, mutta systemaattinen läpikäyminen pitänee unohtaa, jotta uudesta tuotoksesta tulisi mahdollisimman ehjä, toimiva ja työntekoa tukeva kokonaisuus.

Näitä kahta vaihtoehtoa olen tässä punninnut. Jälkimmäinen houkuttelisi hienoudessaan, mutta epäilyttää toteutuksena ja työmääränä. Oikeastaan järkevimmäksi olen todennut odottamisen. Organisaation prosessityö on kesken, eAMS vaatimukset ovat epäselvät, järjestelmää ei olla nähty toiminnassa, käyttöönotolla ei tuntuisi olevan kiirettä...

...joten katsotaan sitä sitten vähän syksymmällä.

"Katso arkistotäti, minä osaan!"

Organisaation tuottamien asiakirjojen selvittäminen ja niiden pohjalta AMS:in tekeminen on valtava työ. On jalkauduttava keskustelemaan ensin kirjaamon työntekijöiden kanssa ja sitten varsinaisten asiakirjojen laatijoiden pariin. Hallittava kokonaisuus on valtava ja tieto on kerättävä pienistä palasista. Harvoin edes johtajilla on kovin tarkkaa käsitystä, mitä talossa tarkalleen tapahtuu. Jos on jo vaikeuksia tietää ja kuvata tarkalleen, mitä itse tekee, miten sitä voisi tietää muiden tekemisistä. Ehkä on selvillä minkälaisia asioita kukakin hoitelee, mutta usein on epäselvää mitä hän käytännössä tekee, mitä merkitystä työllä on organisaatiolle ja mitä jälkiä tehdystä työstä jää.

AMS:ia luotaessa on otettava selvää kaikesta tästä. Jotta saisi tietää, mitä asiakirjoja syntyy, on osattava kysyä ihmisiltä oikeat kysymykset. Siihen tarvitaan ymmärrystä kokonaisuudesta ja nyt erityisesti eAMSia laadittaessa, tehtävistä ja toimenpiteistä, joissa ne syntyvät. Joskus tuntuu, että nykyään tieto- ja asiakirjahallinnolla voisi olla jopa parempi käsitys organisaation toiminnasta kuin johdolla. Ainakin toiminnan yksityiskohdista. Ja ehkä tulevaisuudessa asiakirjahallintoa voisi hyödyntää enemmän siinäkin.

Tieto- ja asiakirjahallinnon etuna johtoon nähden on se, että meillä on maanläheisempi suhde työntekijöihin. Me autamme (palvelemme) työntekijöitä tekemään työtään sujuvammin ja tarkoituksenamme on tukea sitä parhaan kykymme mukaan. Epäkohdat tulevat tietoon suoraan "asiakkailta" eikä kiilloteltujen raporttien tai yhteenvetojen kautta. Tätä suhdetta tulisi vaalia ja saada työntekijät tuntemaan, että olemme heidän puolellaan ja auttamassa heitä, eikä vain puuhailemassa omiamme tai suorittamassa rutiineitamme ja toteuttamassa johdon päätöksiä. Samalla tavoin suhteet johtoon päin voisivat olla hyödyllisiä. Niin että siellä nähtäisiin meidän potentiaali ja tärkeys talon käytännön toiminnan kuvaamisessa ja jopa arvioinnissa. Ehkä meillä olisi jotain annettavaa siihenkin suuntaan ja meitä kannattaisi kuunnella.

Yksi parhaista palveluista, mitä tieto- ja asiakirjahallinnolla voisi olla tarjota, olisi kiinnostus työntekijöiden omaan rooliin ja työn tekemiseen. Kuten viimeksi kirjoitin, oman työn tulosten tiedostamisen tarve on kasvamassa. Työn tulosten esiin tuominen palvelisi sekä työntekijöitä, että johtoa. Johto haluaa nähdä, mitä ihmiset tekevät ja ihmiset haluavat tuntea itsensä tärkeiksi organisaatiolle. Niin sanotusti win-win.

Tästä kiinnostuksesta parhaana esimerkkinä pidän sitä, kuinka iloisen innostuneita ihmiset saattavat olla kertomaan omasta työstään. Kunhan asian tarkoitus on hyvin alustettu ja kysymykset osuvat kohdalleen, AMS:in tekoon liittyvä haastattelutyö on erittäin positiivinen kokemus. Kerrankin joku on kiinnostunut, mitä minä teen työkseni, kirjaa ylös kuinka tärkeää minun työni on organisaatiolle ja mitä kaikkea minä osaan tehdä! Siinä ohimennen kun tulee vielä maininneeksi mitä "papereita" näihin tärkeisiin tehtäviin liittyy, AMSia rakentava arkistontätikin vapautuu vienosti vähän hymyämään. ^_^

Iloista arkistopuuhastelua teille kaikille,

- Jouni

Uusia ulottuvuuksia

Tällä viikolla työni on saanut aivan uusia ulottuvuuksia. Pieneksi lisähommaksi ajateltu tilastojen tekeminen ei ollutkaan mikään erillinen juttu, vaan toi paljon lisää myös muille työni osa-alueille. Alkuperäinen toivomus oli, että tekisin tilastot ottaen huomioon myös hallinnon tarpeita. Heillä ajatuksena oli, että asiakirjoja voisi käyttää jopa työn tuottavuuden mittareina. Kieltämättä tuli mieleen, että "taitaa olla näitä johtajien puheita taas..." mutta idea ei ollut ainakaan ajatuksen tasolla yhtään hassumpi. Ja mikäs siinä, kun on aikaa tutkia tätä eAMS-työtä myös hieman siltä kantilta.

Perusideana oli siis tilastoida hieman laadullisestikin kuinka paljon ja mitä asiakirjoja eri yksiköt tuottavat, muodostaa eri asiakirjoille eri painotuskertoimia, yhdistää ne työajanseurantaan ja sitä kautta saada jonkinlainen käsitys tehdystä työstä. Käytännön toteutuksena ja tavoitteenahan tällainen on (varsinkin harjoittelijalle annettuna) aivan utopiaa, mutta ideana ihan järkeen käypä. Jonkinlaisen raportin tai yhteenvedon laatimisen toivossa aloin tutkia asiaa ja jollain tavalla jopa innostuin tästä näkökulmasta.

Yksi merkittävimmistä huomioista oli asiakirjan rooli todisteena tehdystä työstä. Ihan työntekijänkin näkökulmasta tällainen ajattelu voisi olla mielekäs. Jos työtään voisi ajatella loputtoman kaaoksen hallinnan sijaan aikaansaannoksina, työnteko saattaisi olla mielekkäämpää. Vielä kun aikaansaannoksen saisi kytkettyä johonkin suurempaan kokonaisuuteen ja nähdä helposti oma roolinsa organisaation toiminnassa. Nykyään asiakirjat nähdään vain niinä pakollisina sepustuksina, joita jaetaan kiireesti niitä vaativille. Koskaan ei saa itse nähdä, kuinka paljon niitä oikeasti on saanut aikaiseksi. Päälimmäisenä on vain mielessä, että kun sitäkin ja sitäkin pitäisi vielä tehdä. Joku näkyvä raportti omista aikaansaannoksista, voisi lämmittää yksittäisen työntekijänkin "vuosikvartaalia". Harvoin sitä niin selkeä kuva on, mitä sitä on tullut tehtyä.

Toinen puoli asiasta on tietysti tehostaminen ja tulostavoitteet. Moni ajattelee, varsin perustellusti, että kyse on vain viimeisenkin kahvitauon, oman rauhan ja vapauden riistosta. Sinänsä työnteon raportoinnilla ja johdon tekemillä suunnitelmilla ja linjauksilla ei pitäisi juurikaan olla tekemistä toistensa kanssa. Työntekijöiden pitäisi saada tehdä työtään ja johtajien priorisoida, ohjata ja suunnitella sen työn tekemistä. Valitettavasti olen kuullut ikäviä esimerkkejä työn raportoinnista ei todellisuutta, vaan toimintasuunnitelmaa mallina käyttäen. Tällöin yritetään mielistelyn keinoin olla jotain parempaa, mitä oikeasti ollaan, eikä siitä yleensä ole seurannut mitään hyvää.

eAMSin vision mukainen asiakirjahallinta voisi parhaimmillaan kytkeytyä saumattomasti tähän systeemiin. Silloin se toisaalta tukisi työn organisointia ja seurantaa, ja toisaalta saisi itse tukea samalla logiikalla toimivalta systeemiltä. Asiakirjahallinnasta voisi tulla huomaamaton rutiini muun työn oheen, jolloin myös sen laatu ja merkitys nousisi aivan toiselle tasolle. Mistään ei kuitenkaan ole mitään takeita ja matkalla voi olla ylitsepääsemättömiä esteitä, mutta minä haluan unelmoida kymmenen vuoden päästä työskenteleväni sellaisten järjestelmien parissa.

Toistaiseksi tyydyn vain toivomaan kovasti, että se kuuluisa "muutosjohtaminen" vihdoin toimisi jottei prosesseista ja toimintokoodeista tulisi niitä kuuluisia "kirosanoja" ja toivottomiksi hörhötyksiksi tuomittuja menetelmiä. Minusta kun idea on hyvä, vaikkakin toteutus näyttää todella haastavalta.

Tietotyö

Tämän aamun olen käyttänyt lukemiseen. Luin vaatimusmäärittelyä, erilaisia suunnitelmia, dokumentointeja ja it-hankkeita koskevia artikkeleita ja uutisia. Nyt olen taas päivittänyt tietoni ja tiedän paljon enemmän meneillään olevista hankkeista, niiden etenemisestä, haasteista, visioista ja vastoinkäymisistä. Myös OtaKantaa.fi:n sisältö kansalaiskeskusteluineen oli antoisaa luettavaa. Siellä oli myös paljon asiaa Asiointitili-hankkeesta.

Tämänlainen lukeminen on mielestäni erottamaton osa tietotyötä. Tietotyötä (tai asiantuntijatyötä) ei mielestäni voi mitata suoritettujen asioiden määrällä, vaan sillä kuinka hyvin tuntee oman alansa ja kuinka hyvin oma käsitys riittää erilaisten päätösten ja linjavetojen tekemiseen. Minusta paljon tärkeämpää on tehdä asioita johdonmukaisesti ja hallitusti annettuja tavoitteita kohden kuin koko ajan olla huiskimassa ympäriinsä. Kyllä kaikki osaa jotain tehdä jotenkin, mutta kuinka vaikeaa onkaan hallita jatkuvasti monimutkaistuvia kokonaisuuksia. Kuinka pitää koko ajan teoria ja käytäntö, suunnitelma ja toteutus yhdessä? Suurimmat ongelmat syntyvät näiden ajelehtiessa kaukana toisistaan...

***

Yksi tietotyön tyypillisimmistä tilanteista on se, kun ei tiedä mitä pitäisi tehdä. Tietää tavallaan, mitä pitäisi saada aikaiseksi ja mistä kaikesta pitäisi ottaa selvää, mutta tilanne on niin hämmentävä ettei osaa aloittaa mistään. Kiusallista ja ahdistavaa.

Minulla on usein eAMSin kanssa tällainen olo. Tuntuu, että ei saa aikaiseksi kuin lisää kysymyksiä. "Mistä minä voin tästä tietää mitään...onko tämä nyt riittävä...miten nämä kaikki pakolliset kentät muka ikinä saa täytettyä...?" Olenkin alkanut kirjoittaa näitä kaikkia kysymyksiä ylös ja yrittää vastata niihin ensin itse ja sitten miettiä ihmisiä tai lähteitä, jotka voisivat auttaa. Sillä tavalla olen saanut hämmennystä hieman konkretisoitua ja nähnyt paremmin, miten asiassa voisi seuraavaksi edetä.

Hyvän käsityksen ja asioiden hallinnan ylläpito vaatii paljon "tuottamatonta" työtä. Välimatkan ottaminen, uuden näkökulman saaminen ja hieman oman työn ulkopuolisen maailman tutkiskelu saattavat pitkässä juoksussa tehdä kummia. Mielestäni tietotyössä ei pidäkään saada joka päivä jotain konkreettista aikaan. Joskus pelkkä omien ajatusten selkiyttäminen, kokonaisuuden hahmottelu ja oman tehdyn työn heijastelu (=reflektointi) voi saada aikaan uuden oivalluksen ja sitä kautta tuntuvan harppauksen.

Idealismia ja naiivia nuoruuden intoa tai ei, mutta tältä minusta tuntuu ja halusin jakaa sen teidän kanssanne.

Prosessi-ajattelun ilosanoma

Prosessit tuntuvat olevan nyt kaikkialla, eivät ainoastaan eAMS:issa. Ydinprosesseilla kartoitetaan talon toimintojen päämäärää, sisäiset prosessit kuvaavat yksittäisen työntekijän osuuden niissä ja prosessikartoilla saadaan tehtyä kirjanpitoa ja kohdennettua työaikaa. Prosessit ovat vastaus kaikkeen!

Minä jollain tavalla tykkään tästä kirosanasta. Uskon, että tämä uudenlaisen ajattelun opettelu tulee auttamaan meitä tulevaisuudessa. Potentiaalia on paljon, mutta toki vielä jokunen ongelmakin.

Ongelma 1: Prosessikuvauksien tekeminen
Yhtä oikeaa vastausta ei ole ja kuvauksesta riippumatta ne tulevat olemaan aina puutteellisia. Kartoittaminen kuitenkin kannattaa ja kuvauksia tehtäessä moni asia selkiytyy ainakin tekijöille itselleen, vaikka paperille tai määritysten mukaisiksi sitä ei oikein tahtoisikaan saada kirjattua.

Ongelma 2: Työkalujen käyttöönottoa
Prosessikuvauksia voitaisiin käyttää kaiken tekemisen tukena ja jopa lähtökohtana. Niiden avulla työlle tulisi selvä päämäärä ja työn tekemisestä tulisi organisoidumpaa ja helpompaa. Käytön oppiminen ja aloittaminen on kuitenkin erittäin vaikeaa, sillä työkalut ovat vielä lastentautisia ja puutteellisia eikä niille tahdo löytyä testaajia ja kehittäjiä. Muna-kana-asetelma on valmis.

Ongelma 3: Muutos on hidasta
Uudenlainen ajattelutapa ei tunnu luontevalta vielä pitkiin aikoihin. Tekniikka ja teoriat kehittyvät paljon nopeammin kuin varsinaiset käytännöt ja työkulttuuri. Nyt aikataulut tuntuvat kohtuuttomilta ja muutoksia tulee kerralla liian monta. Vaikka kuka toivoisi mitä, meidän ihmisten hitaus näissä asioissa on vakio. Omaksuminen ja ymmärtäminen ottavat paljon aikaa.

eAMS-työ on yksi osa tätä muutosta. Olemme muuttamassa asiakirjahallintoa prosessiohjatuksi. Se on hieno ja tärkeä muutos, mutta tosiasiat huomioon ottaen, siinä mennee vielä hetki. Prosessi-ajattelun ilosanomaa on paljon julistettavana ja sen pohjana olisi hyvä olla jotain konkreettistakin näytettäväksi.

"Osoita taas tekniikan tarkoitus…"

Kuulin viime viikolla, että Valtiovarainministeriöstä on lähtenyt lausuntokierrokselle valtion tietohallinnon ja –järjestelmien yhtenäistämisteen liittyvä esitys. Tämä ”Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaus ja yhteentoimivuus -työryhmän loppuraportti” on merkittävä julkilausuma valtionhallinnon konkreettisista tavoitteista ja keinoista yhtenäistää tietohallintoa. Visio on jo tuttu, yhtenäistämistä ja tehostamista tarvitaan, mutta keinot siihen eivät ja eri osapuolet ovatkin tehneet vähän omia tulkintojaan (mihin viittasin edellisessä kirjoituksessani).

Vaikka toteutus tuntuukin olevan varsin haastavaa, minulle tämä visio on erityisen rakas. Idealistinen ajatusmaailmani ja tietotekniikan tuntemukseni yhdistyvät tässä konkreettisella tavalla. Idea pakollisen byrokratian ja rutiininomaisten asioiden hoitamisesta vaivattomasti tietokoneiden avulla on jotain, mikä kiehtoo minua erityisen paljon. Nyt tietotekniikalla on jotain todella merkityksellistä annettavaa yhteiskunnalle. Olen nähnyt liikaa liian teknisesti tekniikan takia kehitettyjä tekeleitä, joilla tyydytetään meille tekemällä tehtyjä tarpeita. Jos ajatellaan käytännön arjen / työelämän ongelmia ja hidasteita, moneenko niistä voidaan vastata kosketusnäytöllisen älypuhelimen ominaisuuksilla?

Minun ei tarvitse keksimällä keksiä tarpeita itselleni. Tiedän, mikä minua ärsyttää ja mihin tahtoisin (tässä tapauksessa) tietotekniikan apua. Juuri Helsinkiin muuttaneena muistan taas kuinka paljon muuttoon liittyy rutiininomaisia ilmoituksia ja hankintoja. Asunnonvuokraus, bussikortti, osoitteiden löytäminen, muuttoilmoitus, postin kääntö, kotivakuutus sekä tietysti tämä uudessa työpaikassa aloittamiseen liittyvät muodollisuudet. Mielestäni mihinkään näistä ei tarvita niin paljoa inhimillistä tulkintaa tai henkilökohtaisiin mieltymyksiini liittyviä vaihtoehtoja, etteikö tietokone voisi tehdä lähes kaiken puolestani. Ja nykyään onneksi se myös tekee. Kaikissa edellä mainituissa asioissa olen hyödyntänyt tietotekniikkaa ja paljon. Enkä edes halua miettiä, mitä ilman näitä jo olemassa olevia sähköisiä palveluita olisi tarvinnut tehdä.

Työelämä muistuttaa monilta osin muuta elämäämme. Meillä on paljon päivittäisiä rutiineita, joista toivoisimme selviytyvämme entistä helpommin ja samalla saada aikaan enemmän. Haluaisimme keskittyä oikean osaamisemme käyttöön sen sijaan, että suoritamme rutiineita, joihin kykenisi kuka tahansa, jopa tyhmä tietokoneemme. Itse asiassa ”hän” olisi siinä meitä paljon parempikin.

Asiakirjahallinto on kuin tehty tietokoneille. Kuinka paljon paremmin he osaavatkaan pitää tiedot järjestyksessä, muistavat heille ohimennen kerrottuja yksityiskohtia, yhdistellä asioita toisiinsa ja päätellä uutta tietoa aiemmin annetuista tai palvella väsymättä kiireisiä ja joskus varsin kiukkuisiakin asiakkaitamme. Eikö olisi siis järkevää antaa heille enemmän vastuuta? Vääntää heille rautalangasta mitä heidän pitää tehdä, neuvoa heidät alkuun ja sitten keskittyä itse kehittämistyöhön ja heidän uudelleen kouluttamiseen. Minä ainakin kannatan tällaista orjuutusta…tai siis työnjakoa.

Meidän osuutemme valtion yhtenäistämis- ja tehostamisstrategiassa on valjastaa tietokoneet asiakkaidemme arjen avuksi ja tallentaa heidän työnsä hedelmät yhteiskuntamme muistin osaksi. Tällä tavalla ajatellen on helpompi nähdä olevansa auttamassa ihmisiä ja palvelemassa hienoa yhteiskuntaamme, eikä vain täyttämässä loputtomia vaatimuksia tai repeämässä päättömästi kaiken aikaa kaikkialle.

Esimerkkiä etsimässä

Nyt minulla on kaksi esimerkkiä.

Toinen on Kieku-hankkeen tiedonohjaukseen tarkoitetut prosessikuvaukset ja
toinen on konsulttimme tekemä asiakirjaluokitteluun tarkoitettu paljon pelkistetympi malli.

Näitä kahta esimerkkiä on mielestäni mahdoton yhdistää ilman, että lopputuloksesta tulee liian yleinen tiedonohjaukseen tai liian yksityiskohtainen asiakirjaluokitteluun. Mutta onko eAMS-työn tarkoituksena tehdä kaksi erillistä mallia vai onko eAMS-työn tarkoituksena kehittää yksi malli, joka palvelisi molempia tarpeita?

Pelkästään SÄHKE2-määritystä ja sähköisen pysyväissäilytyksen lupaa ajatellen eAMS-työ on varsin selkeää. Lainaus SÄHKE2-määräyksestä:

"Tehtäväluokituksen käsittelyvaiheet kuvataan organisaatiossa sille tarkkuustasolle, jonka avulla tehtäväluokittaisten asiakirjatyyppien oletusmetatietoarvojen tallentuminen, täydentyminen ja muuttuminen tietojärjestelmässä voidaan toteuttaa"

SÄHKE2-metatietomallissa toimenpiteen tyyppi (kohta 5.6) eli (ilmeisesti) toimenpiteen kuvaus on määritelty seuraavasti:

”Toimenpiteen luonnetta kuvaava tieto, jolla voidaan ohjata toimenpiteiden tuottamista prosessiohjatusti. Käytetään myös hakuehtona.

Esimerkki mahdollisista arvoista hallinnollisessa prosessissa:
• käsittely/valmistelu
• päätöksenteko
• tiedoksianto/toimeenpano
• oikaisuvaatimus/valitusmenettely
• seuranta/valvonta

Esimerkki mahdollisista arvoista hoitoprosessissa:
• Tulotilanne
• Hoidon suunnittelu
• Hoidon toteutus
• Hoidon arviointi"


Vaikuttaisi, että konsulttimme on tehnyt mallimme juuri tämän mukaan, sillä meidän pilotissamme on käytetty juuri näitä toimenpidetyyppejä. Ja tämä malli voisi ihan hyvin toimiakin niin asianhallintajärjestelmän käyttäjien kuin myös järjestelmän ylläpitäjien näkökulmasta.

Mutta entäs Kieku?

Tämän oivalluksen jälkeen minua kuitenkin jää häiritsemään eilen eAMS-tapaamisessa käsitellyt Kieku-hankkeen prosessikuvaukset. Mikä on niiden suhde ministeriöiden eAMS-työhön?

Kieku-hankkeen prosessikuvaukset ovat hyvin yksityiskohtaisia. eAMS-työn kannalta niissä on aivan liikaa toimenpiteitä, joissa ei synny lainkaan asiakirjoja. Prosessikuvaukset auttanevat paljonkin eAMS:in laadinnassa, mutta rajulta uudelleen muokkaamiselta ei voida välttyä. Asiakirjahallinta tarvitsee yksinkertaisemman ja selkeämmän mallin, jotta loppukäyttäjät osaavat edes jollain tavalla yhdenmukaisesti sijoittaa asiakirjat oikeiden toimenpiteiden alle.

Ajatus on hyvä. Henkilöstö- ja taloushallinnon yhteinen eAMS tarvitaan ja se on järkevää tehdä keskitetysti. Kieku-hanke on kuitenkin eri asia kuin eAMS-työ, eikä esimerkinomaista Kieku-prosessien pohjalta täytettyä SÄHKE2-pohjaa ole vielä näkynyt. Sen näkeminen ja arvioiminen voisi ratkaista monia epäselvyyksiä.

Esimerkkejä ja koordinointia

Nyt mielestäni tarvittaisiin konkreettisia esimerkkejä, mitä ministeriön eAMS-työltä odotetaan. Kaikki tuntuvat tekevän vähän omalla tavallaan ja erilaisin tavoitteiden. Toiset haluavat vain sähköisen pysyväissäilytyksen luvan Kansallisarkistolta, mutta toiset ovat samalla lähteneet koko organisaation voimin uudistamaan tiedonohjausta ja kartoittamaan talon toimintoja. Myös erilaiset järjestelmät ja eri hankkeiden epäluotettavat aikataulut tuovat oman lisänsä työn tekoon.

Selkeä tavoite voidaan saada vain ministeriöiden asiakirjahallintojen, Kansallisarkiston ja VIP:in yhteisen linjauksen tekemisellä. Käytännön työ, määritykset ja valtionhallinnon kokonaisstrategia on linjattava yhteen, ennen kuin työhön voidaan tosissaan ryhtyä. Eilisessä tapaamisessa aistin selvän tarpeen määritellä:

1) mitä eAMS-työltä tarkalleen odotetaan?
2) miltä lopputuloksen tulisi tarkalleen näyttää? ja
3) kuinka työ saadaan järkevästi hoidettua yhteistyössä eri tahojen kanssa?

Kun tavoite on kirkkaana mielessä, on paljon helpompi tarttua työhön ja saada se tehtyä.
Minä tahtoisin ainakin jo aloittaa!