Arkisto-opiskelijan sanakoe

Seuraavat käsitteet on poimittu kirjasta "Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti".

1) Yhdistä samaa tarkoittavat käsitteet
2) Määrittele käsitteet
3) Selitä yksityiskohtaisesti miten käsitteet eroavat toisistaan

Alaryhmä Alatehtävä Arkistointijärjestelmä Arkistokaava Arkistonmuodostussuunnitelmaan perustuva tehtäväpohjainen kaava Arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväjako Arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmitys Asiakirjajärjestelmä Asiakirjarekisteri Asiakirjaryhmä Asialuokittelukaava Asialuokitus Asianhallintajärjestelmä Asiankäsittelyjärjestelmä Asiankäsittelyjärjestelmän rekisteriosa Asiarekisteri Asiarekisterin ryhmitys Asiaryhmitys Asiaryhmä Asiaryhmityskaava Diaari Diaarin asiaryhmitys Diaarikaava Diaarikaavan asiaryhmitys Diaariryhmä Diariointi

Erillisrekisteri Erityisrekisteri Kirjaaminen Kirjaamiskausi Perinteinen arkistokaava Pääryhmä Päätehtävä Rekisteri Rekisterin asiaryhmitys Rekisteritietojen asiaryhmitys Rekisteröimiskausi Rekisteröinti Rekisteröintitiedot Tehtäväpohjainen arkistokaava Tehtäväpohjainen arkistonmuodostussuunnitelma Tehtäväryhmiin perustuva arkistokaava Tehtäväryhmittely Tehtäväryhmittäinen diaarikaava Tehtäväryhmitys Tehtäväryhmä Tehtävään perustuva arkistokaava Tietojärjestelmä Uusimuotoinen arkistokaava Vanhamuotoinen arkistokaava

Oikeasti käsitteitä tarvittaisiin ehkä viisi, korkeintaan kymmenen, mutta tässä näitä nyt on lähes viisikymmentä eri käsitettä (!!!).

Onneksi SÄHKE1 ja SÄHKE2-standardit ovat jo vähän parempia tässä asiassa, mutta ei niidenkään käyttämät käsitteet ihan yksiselitteisiä ole. Ja niihin kun lisätään JHS 152:n ja JHS 176:n käyttämät määritelmät saadaan taas pää kivasti sekaisin...

Että tee tässä nyt sitten tiedettä, kun ei pääse käsitteiden määrittelyä pidemmälle. Ainahan voi lohduttautua sillä, että tämä on ihan kansainvälisesti koko tieteenalaa koskeva kirous, mutta se ei paljon lohduta, kun jostain pitäisi ne omat käsitteensä kuitenkin työhönsä saada...

Ei naurata. Olen tosissani. Ja huolestunutkin.

Kokonaisuuden hallitsija

Kun asiat tehostuvat, ne myös monimutkaistuvat. Oli kyse sitten organisaatiosta, ohjelmistosta tai vaikka pankkipalveluista, kaikkien niiden kehittäminen on vaatinut entistä laajempia ja monimutkaisempia ratkaisuja. Mitä suurempia ja monimutkaisempia niistä tulee, sitä harvempi enää hallitsee täysin kokonaisuutta.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että organisaatiossa eivät enää johtajatkaan oikein tiedä, mitä talossa tapahtuu, ohjelmistonkehittäjät osaavat korjata vain tietyn osan ohjelmistosta ja pankkipalveluihin tarvitaan pankkineidin sijaan jo verkkopankin ylläpitäjiä, tietoturva-asiantuntijoita ja erilaisia asiakas- ja tukipalvelijoita. Kaikki osaavat vain oman pienen palansa kokonaisuudesta, mutta eivät aina tiedä ihan, mitä naapuripilttuun kollega puuhaa, puhumattakaan että osaisi merkittävästi auttaa häntä omassa työssään. Omissa hommissa ja osaamisessa kun on kehittämistä jo ihan riittämiin.

Minä haluaisin tulla sellaiseksi kokonaisuuden hallitsijaksi. Ihailen aina omaa isääni, joka on kohta 30 vuotta koodannut samaa ohjelmistoa ja alkaa olla työpaikan ainoita, joilla on edes jonkinlainen käsitys kaikista ohjelmistoon kuuluvasta 3000 eri moduulista. Joskus vain tulee eteen sellaisia ongelmia, että palasia on osattava myös yhdistää ja ymmärtää jotain niiden muodostaman kokonaisuuden toiminnasta. Jos ei tällaista "hallitsijaa" ole, monista kärpäsistä saattaa kasvaa härkäsiä.

Kesällä eAMS-työhön tutustuessani minulla nousi pieni huoli tämän kyseisen kokonaisuuden hallinnasta. Tähän kokonaisuuteen kuuluvat erottamattomasti nykyinen lainsäädäntö, valtion strategiat ja linjaukset yhtenäistämisestä ja sähköistämisestä, yhteisen asiakirja- ja asianhallintajärjestelmä VALDAn toimittaja VIP, Kansallisarkiston tekemät standardit ja sähköiseen pysyväissäilytykseen liittyvät määräykset sekä tietysti ne sadat julkisorganisaatiot, jotka on velvoitettu tähän työhön ja joilla on omat käytännön tarpeet ja toivomuksensa. Olisi välttämätöntä, että edes joku olisi niin hyvin perillä näistä kaikista, että osaisi asiantuntevasti sanoa jotain koko tästä valtavasta kokonaisuudesta, sen toiminnasta ja projektin realistisista kokonaistavoitteista.

Kieltämättä hieman kauhistuttaa tämä maailman meno, missä kokonaisuudet kasvavat niin valtaviksi, että se asiantuntevinkaan ei oikein enää osaa sanoa mitään varmaa. Euroopan Unioni lienee yksi esimerkki, maailman taloutta säätelevät keskuspankit toinen eikä tämä Suomen hyvinvointivaltiokaan ihan niitä yksinkertaisempia rakennelmia taida olla. Mutta ei kai siinä mitään, ihan hyvinhän nämä vielä ovat pystyssä pysyneet, joten kai siellä jotkut tietävät ihan riittävästi jostakin.

Yhdessä sovittua

Keskittäminen ja yhtenäistäminen ovat päivän sanoja, koska tehostamistarpeet ovat suuret ja yhä vähemmällä pitäisi saada yhä enemmän aikaiseksi. Onneksi kaikki näistä uudistuksista eivät ole täysin väkinäisiä, vaan jopa maalaisjärjellä perusteltuja ja tavallisen ihmisenkin ymmärtämää kehittämistä. Eihän kukaan haluaa tehdä jo valmiiksi kertaalleen tehtyä työtä tai keksiä pyörää uudelleen. Tästä maanlaajuisessa yhteistyössä on pohjimmiltaan kyse.

Tällaisissa valtavissa kokonaisuuksissa ja projekteissa on kuitenkin muutamia ylitse pääsemättömiä ongelmia ja yllätys yllätys sitkeimmät niistä ilmenevät siellä, missä inhimillisen työn osuus on suurin. Koneet kyllä osaavat tehdä yhteistyötä ja on vain ajan kysymys koska koodi on kunnossa ja homma lähtee toimimaan, mutta me ihmiset olemme vähän vaikeampia tapauksia. Sellaista ohjelmoijaa ei olekaan, joka saisi sovitettua yhteen meidät, meidän työtapamme ja omat tottumuksemme. Se on meidän tehtävä ihan itse. Sopia toisten kanssa ja sovittaa itsemme yhteisesti sovittuun.

Ihmisten kohdalla on myös vaikeutena ns. "oikean vastauksen" puuttuminen. Tietokone on tyytyväinen, kunhan homma vain toimii halutulla tavalla, oli se sitten toteutettu kuinka monimutkaisesti tahansa. Se rouskuttaa vain menemään eikä kitise ollenkaan. Me ihmiset emme aina tyydy siihen, että homma toimii, vaan mielessä on aina parannusehdotuksia, itselle paremmin sopivia työtapoja ja ajattelumalleja. Aina voisi olla paremmin, eikä koskaan olla täysin tyytyväisiä. Onneksi aika tekee aina tehtävänsä. Jossain vaiheessa tulee kyllästyminen, ei jaksa enää yrittää ja lopulta antaa olla: "okei, kai tää on ihan hyvä sitten, jos kerran...*hiljaista mutinaa*...ihan sama...ei jaksa..." Tällä tavalla ne kaikki muutokset lopulta saadaan toteutettua. Viivytystaistelulla.

Yhteinen tehtäväluokitus ja organisaation sisäisten prosessien määrittely ovat esimerkkejä yhtenäistämisen ongelmakohdista. Tietyn vaiheen jälkeen kyse on vain sopimisesta. Hierarkian alempia tasoja määritellessä ei ole olemassa enää oikeaa tai väärää vastausta, on vain vähän isompia tai pienempiä kompromisseja ja vähän paremmin tai huonommin toimivia tapoja tehdä asioita. Siinä vaiheessa kannattaa ennemmin tähdätä yhteisymmärrykseen kuin optimaaliseen lopputulokseen. Lopulta tärkeintä olisi se, että kaikki kirjaisivat samat asiat saman otsikon alle, yhtenäisesti! Otsikon sanamuodot ovat systeemin kannalta varsin yhdentekeviä, kolmella sanalla kun ei nyt vaan voi kuvata kaikkea tyhjentävästi, kaikkia miellyttävällä tavalla.

Se, mitä yritän tällä kaikella sanoa on se, että myös ihmisten on alettava tekemään entistä enemmän yhteistyötä ja opittava sopimaan asioista yhdessä. On otettava puhelin käteen ja uskallettava soittaa sille naapurikunnan kollegalle ja kysyä, että miten he näitä asioita hoitavat. On pohdittava yhdessä yksikön kanssa, millä koodilla omat työtehtävät kirjataan ja esimiesten on kokoonnuttava yhteen vaihtamaan kokemuksia ja sopimaan uusista koko organisaatiota koskevista käytännöistä. Tiedon on kuljettava ja muutoksista on osattava sopia yhdessä, hyvässä ja rakentavassa hengessä. Enää kun ei kukaan voi antaa oikeita vastauksia ylhäältä päin, vaan niitä on luotava yhdessä ja sitouduttava yhdessä sovittuun.

Keskittäminen ja yhtenäistäminen koskee siis myös ihmisiä. Myös ihmisten on muututtava. On opittava avoimuuteen, tiedon jakamiseen, ääneen ihmettelyyn ja yhdessä sopimiseen. Kohta kun työkavereita on kaikkialla, kaikki tekevät töitä yhteisessä hallinnossa ja yhteisten päämäärien eteen.

Henkilökohtainen arkisto

Muuttaessa sitä aina miettii tätä tavaran määrää. Vaikkei tietääkseen oikein mitään tarvitse, ei henkilöauto tahdo riittää edes kalustetusta solusta pois muuttaessa. Mikro, imuri, stereot ja rinkallinen vaatteita. Pieni lisäpöytä, pari mattoa, sänkypeitto ja tyyny. Ja sitten niitä pikkutavaroita, kuten papereita, CD-levyjä ja kirjoja. Onhan siinä jo moneen tarpeeseen.

Mutta sitten muistaa kotiin tullessaan, että nehän olivat vain ne huolella tähän tarkoitukseen valitut yksilöt kokonaisesta omasta sarjastaan. Kaikkea löytyy lisää. Oma kahvinkeitin, oma kirjahylly, oma toimistotuoli, oma sohva...ja kuinkas paljon niitä "pikkutavaroita" onkaan kertynyt. Hyllyt ovat täynnä CD:eitä ja kirjoja, laatikot on aikoinaan täytetty tärkeillä papereilla ja muistoja on joka puolella. Mutta onkohan nämä kaikki ihan niin tärkeitä? Jos tuli polttaisi kaiken pois, mitä sitä oikeasti jäisi kaipaamaan. Ainoastaan sitä tuttujen tavaroiden tuomaa turvaa?

En voi olla ajattelematta tätä kaikkea ympäröivää omaisuuttani eräänlaisena arkistona. Tai paremminkin oman elämäni pysyväisnäyttelynä. Varsinkin nyt kun omaa pysyvää kotia ei ole, vaan tavarat ovat täällä vanhempieni luona. Mitä kaikkia asiakirjoja ja esineitä siihen kuuluukaan? Mitä oikeasti haluaisin nostaa esiin elämästäni? Ja kuinka hieno siitä voisikaan tulla...

Ehkä elävä ihminen ja hänen kertomat tarinansa voittavat kaikki tuollaiset näyttelyt mennen tullen, mutta ajatus henkilökohtaisesta arkistosta ja oman elämän todentamisesta on mietityttänyt minua aikaisemminkin. Itse asiassa koneeltani löytyy vieläkin kandiseminaariin kantamani luonnos henkilökohtaisen arkitiedonhallinnan tutkielmasta.

Luulisi tämän yksilökeskeisyyden, tiedon määrän valtavan kasvun ja sähköisen tietojenkäsittelyn johtavan joskus siihen, että kaikista meistä jäisi jonkinlainen arkistokappale hautausmaan lisäksi myös toisenlaiseen päätearkistoon. Pelkästään kaikki meistä automaattisesti kerätyt tiedot yhdistämällä saisi jo varsin kelvollisen rungon, ja siihen vähän lisäisi Facebookia ja iPhotoa, niin olisihan siinä jo elämä!

Suurin rajoite taitaa olla kuitenkin oma kiinnostuksemme. Kun oman rahankäyttömmekin pidämme mieluummin hämärän peitossa, ei kymmeniä kadonneita ihmissuhteita tai työhön hukkuneita vuosia haluta muistella kokonaisuutena. Yksittäiset ilon hetket ja ulkomaanmatkat riittävät oikein hyvin. Eihän tässä nyt sinänsä mitään tarvetta ole muistaa tai pystyä analysoimaan mennyttä paremmin, vaikka mahdollistahan se toki olisi...

Toinen ongelma on oman elämän kartoittamiseen ja asioiden yhdistelyyn kuluva aika. Vielä ei ainakaan ole ohjelmaa, joka tekisi pohjia ja auttaisi täydentämisessä, puhumattakaan verkkoyhteisöiden hyödyntämisestä. Mutta ehkä siitäkin saadaan joskus kannattava bisnes aikaiseksi. Minä voisin ainakin kehittää sellaista työkseni :)

Syksyn aikana voisi kehitellä ajatusta inventoimalla omaa omaisuuttaan. Seuloa kaikkia turhia papereita pois ja kerätä yhteen kaikkea kiinnostavaa, mikä on unhoittunut jo kaiken alle. Miettiä samalla tätä arkistoinnin merkitystä ja mielekkyyttä. Saa nähdä mitä siitäkin sitten tulee vai tuleeko ollenkaan, mutta lupaan kertoa mahdollisista kokemuksistani teillekin.

Sähköinen pysyväishaku

Tämän kesän aikana olen moneen otteeseen miettinyt (ja myös selvittänyt) päätearkistojen tiedonhakua. Minua on askarruttanut eri aineistojen yhteensovittaminen yhdeksi isoksi arkistoksi sekä niiden saatavuuden ja tiedonhaun turvaaminen. Toimivatko kaikki kansallisarkistoon aineistojansa toimittavat arkistot todella niin samoilla periaatteilla, että ne yhdistyvät ongelmitta yleisiin käytäntöihin. Kun organisaation omat tavat ja toimintakulttuuri eivät voi periytyä aineiston mukana, jäljelle jäävät vain arkistoluettelot, diaarit ja muu aineistosta kertova kirjallinen materiaali. Arkistonhoitajien aineiston tuntemus ja muu hiljainen tieto, kun eivät ole enää käytettävissä.

Tämä sama kysymys nousee uudelleen esiin sähköisen pysyväissäilytyksen yhteydessä. Miten voimme turvata, että sähköinen asiakirja-aineisto on käytettävissä myös alkuperäisen järjestelmän ulkopuolella? Ei voi olettaa, että järjestelmän toimittaja jatkaa vanhan version ylläpitoa loputtomiin tai vielä vuosikymmentenkin päästä olisi yhteensopivia formaatteja ja
laitteita. Olennainen tieto on siis määritettävä ja tallennettava standardoituun formaattiin.

Sähke2-standardi on juuri sitä varten. Monimutkaisten metatietomallien takana on tarkoitus, joka valtiolla kulkee nimellä SAHA. Asiakirjahallintoa koskee erityisesti sähköinen säilytyspalvelu VAPA, johon pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot voidaan siirtää. Sieltä ne sitten pitäisi löytyä vielä sadankin vuoden päästä. Myös metatiedot pitäisi olla paikallaan ja niihin liittyvät hakutoiminnot olla käytettävissä myös VAPA:n vuoden 2100 versiossa :)

Asiakirjahallinnan tulevaisuutta voi pohdiskella myös Steve Baileyn pilvipalvelu ajatusten valossa (kiitokset vinkistä Pekalle) ja Arkistolaitos esittelee samaa asiaa myös webcast-muodossa.

Semanttinen web nykyään

Sain reilu vuosi sitten valmiiksi kandin työni Semanttisesta webistä. Tänään se putkahti taas jostain mieleeni ja ajattelin katsoa, miten tutkimani tekniikat ovat kehittyneet ja olisiko jo jotain käyttökelpoistakin kehitetty.

Semanttisen webin sanastotyökalu Poolparty oli mennyt paljonkin eteenpäin.
Tässä muutama video sen ominaisuuksista:
Johdatus työkalun käyttöön
Linked Datan hyödyntäminen
Semanttinen asiasanoitus

Parin vuoden päästä meillä saattaa olla taas jo ihan uudenlaisia mahdollisuuksia, kunhan tekniikat saadaan vakiinnutettua ja tavallisetkin käyttäjät pääsevät testailemaan.
Tai onhan Googleen vähän aika sitten ilmestynyt sivupalkki jo melkein semanttinen moninäkymähaku...

Toiminta -> Tieto -> Tietojärjestelmät -> Tekniikka

Juttelin eilen kollegani kanssa erilaisista järjestelmäuudistuksista ja kuinka niitä lähdetään toteuttamaan. Muistin yhden tänä kesänä oppimani yksinkertaisen tiedonhallinnan periaatteen

"Tiedonhallinta edustaa rajapintoja toiminnan sekä tietojärjestelmien ja -tekniikan välille. Tiedonhallinnon suhde varsinaiseen toimintaan sekä tietojärjestelmiin ja -tekniikkaan tulee esille kokonaisarkkitehtuuriajattelun mukaisessa rakenteessa:
Toiminta -> Tieto -> Tietojärjestelmät -> Tekniikka"

Eli suomeksi sanottuna tiedonhallinnan pitäisi lähteä aina toiminnasta, siinä tuotetusta tiedosta, jota käsitellään tietojärjestelmissä, joiden rakentamiseen tarvitaan tekniikkaa

Kaikki tietohallinnon toiminta tulisi siis perustua toiminnasta nouseville tiedon hallintaan liittyville tarpeille. Vasta kun tarve on kartoitettu ja tiedetään, minkälaisesta ongelmasta on kyse, voidaan sitä alkaa ratkaisemaan. Sen jälkeen mietitään, mitä keinoja on käytettävissä, mikä nykymaailmassa johtaa usein kysymään: miten erilaiset tietojärjestelmät voisivat auttaa meitä

Tietojärjestelmät ja tekniikka eivät kuitenkaan itsestään ratkaise ongelmaa, vaan niitä on osattava käyttää tarkoituksenmukaisesti. Tiedonkulun ja viestinnän ongelmia ei ratkaista ostamalla uusi intranet ja työryhmäohjelmisto. Ensin pitäisi olla tarve viestiä uudella ja monipuolisemmalla tavalla. Ymmärtää, miksi sitä pitäisi tehdä ja miten uusi järjestelmä muuttaa tilannetta. Vasta kun on halu käyttää järjestelmää, sinne alkaa ilmestyä sisältöä, sen toimintoja hyödynnetään työnteossa ja se alkaa toimia tarkoituksen mukaisella tavalla.
Liian usein kuitenkin törmää tilanteisiin, joissa on piirteitä tämän kaavan rikkomisesta ja pahimmassa tapauksessa kokonaan ympäri kääntämisestä:

Tällöin kaava kuuluu:
Tekniikka -> Tietojärjestelmät -> Tieto -> Toiminta

Eli suomeksi sanottuna tietohallinto tutkii kaikenlaisia uusia järjestelmiä ja niiden ominaisuuksia yrittäen löytää sieltä tekniikkaa, josta voisi olla iloa työntekijöille. Mitään sen laajempaa kartoitusta ei tehdä organisaation toiminnasta ja työntekoon liittyvästä tiedosta, vaan asennellaan ja otetaan käyttöön vain uutta tekniikkaa, jota ihmisten toivotaan sitten ottavan käyttöön jossain vaiheessa.

Mielestäni tällaisissa asioissa mitataan tietohallinnon pätevyys. Asianmukainen koulutus tuo näkökulmaa asioihin ja estää kaikenlaisten uusien tuulien sotkemasta perusajattelua. Loppujen lopuksi on kyse vain "työnteon tukemista tiedon hallinnan avulla". Laajempi kartoitus ja ymmärrys on aina tarpeen, tukea kun voi antaa niin monella niin monella muullakin tavalla kuin tekniikkaa kehittämällä. Vaikkakin myönnettäköön, että siitä on useassa tapauksessa apua ja iloa aivan ylivoimaisen paljon.